电子文件管理系统的设计与实现15篇电子文件管理系统的设计与实现 《企业电子文件管理系统》项目建设方案 一、项目概述 1、目前现状 “坚持以信息化带动工业化，以工业化促进信息化”是党的十六提出下面是小编为大家整理的电子文件管理系统的设计与实现15篇,供大家参考。
《企业电子文件管理系统》项目建设方案
一、项目概述
1、目前现状
“坚持以信息化带动工业化，以工业化促进信息化”是党的十六提出的走新型工业化道路的指导方针。企业档案作为企业重要信息资源，在企业信息化建设中具有重要作用,因此档案信息化建设不仅是企业信息化建设的组成部分，也是企业档案管理创新的重要方面。企业应采取有效措施,加大投入，确保企业档案信息资源的完整、安全和有效开发利用,全面推动企业档案管理现代化.
《企业电子文件管理系统》作为档案信息化建设的重要内容,也是企业管理信息系统中不可或缺的组成部分,它是是企业提高档案管理质量的重要工具，同时能为企业领导科学决策、企业科技创新提供强有力的保障.国家档案局早在2005年就印发了《关于加强企业档案信息化建设的意见》的通知，通知强调各企业档案部门应加强与企业信息化建设主管部门的联系,提出档案信息化工作的基本要求,并将档案管理系统纳入企业信息化系统之中，实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接.
目前公司的档案管理水平较为落后，传统的档案管理方法已不能适应企业信息化快速的发展要求。在企业ERP、OA等信息系统中产生的大量电子文件因传统的档案工作方式和技术手段无法进行有效的管理，从而导致企业信息资源的流失,更为严重的是这些电子化的电子档案在未来的管理中几乎无法进行.“任何计算机信息系统如果没有考虑档案管理问题，肯定是一个不完善的系统.”企业领导在一些与生产息息相关的信息系统的建设中出手大方的同时，决不要忽视了档案管理系统的建设，它将是保护企业信息资源的重要工具。
2、实现目标
建立《企业电子文件管理系统》的目的就是充分利用现有的先进的档案管理理论，从技术和管理层面来保证电子文件和电子档案的管理质量，为企业信息资源的保护、开发、利用提供坚实的基础，为企业实现跨跃式发展提供必要的支持。
首先理顺公司内部档案管理的体制，通过制定一系列的公司内部规章制度，将档案管理的相关标准规范、国家企业信息化技术规范落到档案管理的实处；同
时通过规章制度规范档案管理人员的操作,为档案管理系统提供一个良好的运行环境。
其次,它将与企业现有的信息系统紧密衔接，实现无缝集成,充分发挥文档一体化管理思想在文档管理中的作用，提高文档管理的质量.
第三，实现现有档案业务的网络化管理，提高企业内部档案利用效率、利用寿命及周期。
第四,实现网上档案分级授权管理和利用机制，提高办公效率、节约大量的办公资源。
最后，通过档案管理系统的将企业内各信息系统中信息的后期管理串连起来，建立企业内部统一集中的档案信息数据库，方便企业信息资源的统一管理。
3、设计原则
针对《企业电子文件管理系统》的建设目标和业务需求的特点,为提高系统建设的整体质量与建设效率,在本系统的设计中必须遵循以下原则。
(1）系统规划原则《企业电子文件管理系统》是企业管理信息系统中的一个子系统，是企业信息化建设的一个重要组成部分,因此，在进行该系统建设时，要处理好局部与整体之间关系，避免系统建设与企业信息化的总目标相脱节。要充分考虑与其它企业管理信息系统的衔接，分析企业各部门在该系统与部门内使用的其它管理信息系统之间的关系。（2）标准开放性原则《企业电子文件管理系统》的建设必须坚持标准化。标准是信息共享的前提，是企业档案工作能良性、持续发展的基础。没有标准的档案管理系统是难以与企业其它管理信息系统相衔接并共享信息的,也不可以为将来企业间的外部协作、信息交流提供基础。《企业电子文件管理系统》的建设也必须坚持开放性。开放性不仅是一种技术原则,更是一种管理理念，它要求在档案管理系统的建设中始终坚持综合集成、融合共享的思想。就技术而言,开放性要求更高于标准化要求,它不仅要求所有系统成份的标准化，而且要求《企业电子文件管理系统》在设计上符合以下条件：其一，横向具有对各种通行技术标准的兼容性，包括尽可能兼容非主流现行标准；其二,纵向既为未来信息技术发展留下余地，又能兼容原有的标准规范;其三，在技术标准、体系结构、数据规格等方面尽可能与整个信息业界一致，以便各类信息系统的相互开放、实现企业信息一体化管理;其四，为不同技术方案的相同功能设计规范统一的接口，通过标准的平台界面实现宽泛、灵活的接合.(3）循序渐进原则《企业电子文件管理系统》的建设必须要有一定的基础才能进行。首先企
业内部的档案管理工作必须要规范化,这样才能为系统运行创造一个良好的运行环境，形成一套规范的运行机制.其次必须建立一个规范的档案目录数据库。档案管理实践表明,档案目录是管理档案的有效工具。一个高质量的档案目录数据库，不仅能有效的管理档案，还为未来的企业间信息交换创造了条件.最后，在企业内部根据实际需要，建立一个包括文本、音视频,图形图像等全文的综合管理的档案管理系统。
（4)协调发展原则《企业电子文件管理系统》的建设必须与企业信息化进程相协调，过慢或过快都不利用系统在企业中作用的发挥，从而可以导致企业领导决策者对系统作出错误评价，将不利于企业档案工作的发展。企业档案部门一定要根据企业对信息资源管理的要求，对《企业电子文件管理系统》的建设内容的作出正确地选择。（5）实用经济性原则系统设计以用户需求为主导，以完整地实现系统预期功能为目的，在功能模块设计上做到专业而实用，保证系统具有较高的工作效率，具有正确、及时、完善的档案信息采集、处理、管理、利用和统计分析等能力。同时系统设计遵循“保护用户投资，全面降低成本”的原则，充分考虑建设成本、运行成本、维护成本，花最少的钱做好事情,提高项目建设的性价比.(6）安全可靠性原则安全性是发挥《企业电子文件管理系统》功能的前提条件。企业信息网络在带来信息共享、节约办公资源等优越性的同时也相应地带来企业信息利用方面的安全性问题。档案信息的凭证功能及法律价值，使得其在管理与利用上的安全性要求比其它各类信息更高,档案管理系统必须充分重视其安全可靠性。
二、建设内容
《企业电子文件管理系统》的正常运行及其效能的有效发挥，与企业对档案管理的意识、档案管理规章制度及系统运行的相关机制有着相当大的关系,因此企业电子文件管理系统的建设不仅仅是一套档案管理软件所包含的内容。
建设的主要内容包括以下几个方面。
1、标准规范
标准规范是档案实现档案网络化管理前提条件，它是要花大力气做的基础性工作。企业应在“统一领导、标准先行、利用优先、分步实施”的建设指导思想下，按国家相关标准规范的规定，制定适合于本企业档案管理、可操作性的标准规范，使档案管理工作逐渐步入标准规范化的轨道。
2、运行机制
制定本企业电子文件管理的规章制度,使操作人员，档案工作有章可循，并在此基础上逐步形成适合于本企业电子文件管理系统的一整套运行机制，确保电子文件管理系统在此运行机制的约束及规范之下，能有效地维护电子文件的真实性、完整性、有效性.
3、电子文件管理系统
一个高质量的档案管理软件对于企业档案信息资源的管理将会起到事半功倍的效果。档案管理软件作为电子文件管理的技术手段和工具,是《企业电子文件管理系统》建设的重要内容。但很多人认为有一套合适的档案管理软件就可以实现档案现代化管理，这种观念太过于偏倚技术手段在档案管理中的作用,而忽视了管理知识与思想在档案管理工作中的作用.事实上，失去了适合于本企业档案管理的标准规范的约束，缺少了恰当系统运行机制的保证,仅仅只是一个档案管理软件是不足以能维护电子文件安全的.
4、信息化人才
加强企业档案信息化人才培训与引进是使企业信息化能顺利开展，并实现可持续发展的重要基础.《企业电子文件管理系统》在企业档案信息资源管理中作用的发挥是一个长期持续的过程，时间越长越能体现出规范化档案管理所创造的价值,如果只是讲求一次投入就期望它能产生出期望的效果，往往得不偿失。而《企业电子文件管理系统》在管理中能量地持续释放离不开信息化人才.信息化人才是能使用这个企业信息资源管理工具的能工巧匠，他们是实现企业信息资源增值的主体，也是将企业信息化推向新的高度的中坚力量。
三、系统框架
1、电子文件管理流程
企业电子文件管理流程必须依据电子文件管理的基本理论与方法,结合企业生产活动的过程及特点及企业电子文件的实际状况来科学设计，使之既不影响企业生产活动的正常进行，又能对企业电子文件实施科学的管理，并有利于电子文件信息资源的高度共享与科学开发。企业电子文件管理流程如下图示。
2、系统结构
企业信息化应用平台通常包括OA、ERP、PDM、CRM等管理信息系统，它们都会产生一些必须被管理的电子文件，其中很多都是必须归档的电子档案.《企业电子文件管理系统》通过各系统按国家相关标准预留的系统接口与其衔接，将需要进行归档管理的电子文件纳入到它的管理范畴.系统结构如下图示。
3、结构模式
《企业电子文件管理系统》可采用C/S与B/S结构的混合模式，结合C/S模式安全性好,对系统操作能力强，而B/S模式客户利用方便性的优点，合理构建系统各组成模块.结构模式如下图示。
四、技术路线
1、开发方法
B/S模式部分完全采用J2EE方式构建。J2EE使用多层的分布式应用模型，应用逻辑按功能划分为组件，各个应用组件根据它们所在的层分布在不同机器上。这样使得系统易于改进和升级，可扩展性好。它保留了企业已有的IT资源，可以使客户系统效率更高,并能方便在不同的异构环境中布署或移植。
C/S模式部分采用RAD的开发工具开发，采用螺旋型迭代开发方法,用系统原型与用户进行功能、界面、控制流程的沟通，使软件更贴近用户需求。
2、软件平台
整个系统全部采用开源软件进行软件平台的搭建，使系统在安全性上有更好的保证，而且大大降低企业进行系统开发的投入.
服务器操作系统：RedHat7。0Linux数据库：MySQL4.0WEB服务软件：Apache
电子档案管理系统设计及其功能实现张健
摘要：在经济建设快速发展的背景下，也带动了我国科技的快速进步，随着电子信息技术被广泛应用，使得社会逐渐向信息化与数字化发展。伴随着信息技术与电子科技的广泛普及与使用，对我国电子档案管理系统的设计与实现成为目前最需要研究与解决的课题。本文对电子档案管理系统的设计与实现进行了相关分析与探讨，以供参考。
关键词：电子档案；管理系统设计；功能实现一、电子档案管理的意义当我们采用新型的计算机技术以后，档案的处理速度大幅度地提高，对于查阅和辨认有重要的意义。计算机管理系统信息容量比较大，对于资料的保存延长资料的使用寿命有相当有效的作用。实现档案管理的信息化减少了大量的人力，物力，财力，维护了日常的管理工作，大大地节约成本，为国家财政减少了很大的开支，因此档案管理由传统的形式转变成电子档案管理方式具有重要的意义。二、电子档案的概念及特点1、电子档案信息与载体的可分割性电子档案的储存位置可以随着互联网等发生变化，但是本身的内容不会随着复制和粘贴而发生变化，这种特性可以使得一份信息在不同的地方备份，而不会占用太多的空间和时间，同时还能保证信息的原始性和永恒性。2、电子档案信息的非人工识别性电子档案是以阿斯科码的形式存储于计算机或者硬盘中，是数字化的信息，只有通过计算机的智能解码才能够被转换成人类可以识别的文字，而电子档案信息不管在计算机内部还是其他载体之间进行传递，都是以阿斯科码的形式进行。3、电子档案信息依赖于设备及环境电子档案信息的存储、阅读、传递等都需要借助于一定的设备才能实现，没有这些计算机系统的存在，电子档案信息只能是不能被解读的且没有利用价值的文件。同时，由于电子档案信息的存储严重依赖与计算机系统，所以计算机系统所处的环境，包括湿度、温度等都将对电子档案信息的完整性、可读性造成影响。4、电子档案信息的可共享性和相对不安全性因为电子档案信息需要借助于计算机系统，所以互联网的存在使得电子档案信息可以实现世界范围内的共享和利用，且共享文件的使用不受时间和空间的限制。另外，依赖于计算机系统的电子档案信息也会受到计算机系统漏洞的影响，所储存的信息有可能会被骇客窃取，这也使得电子档案信息具有相对不安全性。三、电子档案管理系统设计与实现探讨在电子档案管理系统设计过程中，必须加强电子档案管理的流程设计，对电子档案管理系统设计目标有一个清晰的认识和目标，根据不同的设计目标制定不同的工作计划，另外，电子档案管理系统的设计必须符合实际的需求；同时，要根据电子档案的生命周期及其周期特征，进行电子文档管理系统、电子文件管理系统、档案信息管理系统的优化设计，从而实现电子档案管理系统的高效、高质量、可靠性设计。1、电子文档管理系统设计与实现探讨电子文档管理系统具有当前、动态、可逆操作的主要特征，在电子档案管理系统中，电子文档管理系统作为一个独立的子系统，电子文档管理系统的主要作
用就是区分文档的草稿和定稿，充分保证文档的执行力。要充分保障电子文档管理系统作用的发挥，就必须在电子文档管理系统的设计过程中，加强对文档的审核工作，并按照规范的流程进行，对于不合格或者存在明显错误的文档应当进行及时的修正和更改以确保文档的可靠性。
2、管理流程设计与实现探讨管理流程设计是电子档案管理系统设计的重要内容，管理流程设计主要包括流程规则设计和系统内部结构设计。2.1流程规则设计在进行流程规则设计时，需要确定电子文档管理系统设计的目标，对于不同的管理工作需求，要确定和设计不同的子管理系统功能目标，并设计出功能使用的优先级别。在进行流程规则设计时，设计人员要对电子档案管理系统的应用环境进行深入的分析，并且与先进的技术相结合，保证电子档案管理系统的应用效果。其次，设计工作人员要对电子档案管理系统的信息录入和输出内容进行确定。2.2系统内部结构设计在进行系统内部结构设计时，设计工作人员要规定电子档案管理系统的活动要素，并设计活动集，主要包括电子文件收集、电子档案鉴定、电子档案整理、案卷编目等内容。其次，设计人员要对档案管理工作的流程进行先后顺序的设计，并做好档案收集方法的设计和选择，对于档案的可靠性和安全性，在设计过程中要运用先进的技术，预先检测文档的安全和可靠性，对文档的内容属性进行分析和确定，从而保证电子文件的效用。2.3业务流程设计与实现探讨在电子档案管理系统应用过程中，要通过业务流程的优化设计来实现电子档案管理系统的价值。首先，在电子档案的收集阶段，要利用自动化办公系统对工作人员的日常文件进行收集与归档，然后进行技术鉴定，确定各个电子文件的储存属性，进而进行电子文档的分类归档。其次，要对电子文件的价值进行评定，从而确定电子文件的保管或销毁，通过抽样调查等方式，可以实现电子档案管理系统空间的最大化。最后在电子文件的整理过程中，工作人员要根据文件的不同属性、不同价值、不同存储时长进行分组，为电子文件的后期利用提供重要的保障。四、保障电子档案的安全为保证电子档案的质量，系统应该提供一系列措施保障电子档案在内容、结构上的安全，如它应该能记录下那些因为隐含安全问题而被拒的请求等，以确保电子档案的真实性。1、安装防火墙和正版杀毒软件，并注意及时升级安装防火墙和正版杀毒软件是维护电子档案安全的重要保障，可以对网络访问进行限制，有效拦截恶意入侵，也能对网络资源进行监测和控制，及时发现网络病毒，阻止病毒传播。防火墙技术和病毒查杀技术虽然是传统的安全防护手段，但随着防火墙和杀毒软件的升级换代，仍旧能够发挥出良好的安全保护作用。在使用防火墙和杀毒软件时要注意随时更新，每一次版本的更新都是对软件自身漏洞的修复或安全保护功能的提高，只有注重软件的更新升级，才能让防火墙和杀毒软件有效拦截新的网络攻击手段和新型病毒。2、保密技术保密技术主要用于保证电子档案在系统流转过程中的真实性与有效性。电子签名技术、电子水印技术、电子印章技术都是现在流行的电子档案防伪技术。除
网页电子文件归档管理系统建设研究与实践
咸容禹;李佳临;陶伟【摘要】网页电子文件是重要的原生网络信息资源,具有很大的保存、管理和利用价值,目前关于网页类电子文件归档管理与应用的研究和报道仍是一个热点.通过对网页文件的特点进行研究与分析,提出了参照纸质档案的管理模式,以OFD版式文档作为电子文件的存储格式,并通过网页电子文件归档管理系统的建设实践,实现对网页电子文件从采集、归档、存储到利用的全生命周期管理.【期刊名称】《微型电脑应用》【年(卷),期】2015(031)008【总页数】4页(P68-70,79)【关键词】网页;电子文件;爬虫;OFD;分类方案;网页归档【作者】咸容禹;李佳临;陶伟【作者单位】国土资源部信息中心,北京,100812;国土资源部信息中心,北京,100812;国土资源部信息中心,北京,100812【正文语种】中文【中图分类】V249网页电子文件是重要的原生数字信息，具有独特的艺术和史料价值，是信息回溯和分析的重要资源，随着电子文件法律地位的确立，也同时具备法律凭证的作用[1]。近年来随着互联网应用的发展和深入，网页文件增长量惊人，已经大大超过了传统信息媒介,但与此同时，网页文件由于其易更新、易发布、时效性强，变化迅速等
特点，其流失量也非常惊人。电子文件归档管理系统建设的目的，是参照传统纸档案的管理模式，实现对网页电子文件从收集、积累、归档，到保管、处置、利用、存储和销毁的全生命周期管理，对推动网页信息的长期保存，使其能够在经济和社会活动中被检索和二次利用具有重要意义。1.1网页电子文件的特殊性一直以来，对于原生数字信息的保存，多数局限在文书类电子文件，专业类以及业务类电子文件的范畴。但是网页与传统电子文件不同，具有活性、关联性、立体性等种种特点，传统的电子文件管理系统无法适用于网页电子文件这类特殊的归档管理对象。传统电子文件的内容是固化的，而网页内容是不断活动变化的，同名网页随着时间流逝产生无数个轨迹史料，因此在网页信息的采集、保存和管理过程中需要引入时间轴概念对归档对象进行定位。其次，网页电子文件具有内部关联性，在浏览器和服务器端应用系统的支持下，通过众多内部元素（图片、文字、HTML标签等）可以超链接到其它网页，需要考虑在归档后如何保持网页链接原有的关联性的问题。此外，网页存在立体性，一个专题乃至一个网站，凭借众多网页间的层级和跳转关联起来，构成一个整体，共同传递某个完整的主题和含义。如何原滋原味地保留网页间的立体性和层级关系，也是网页归档要重点考虑的需求。1.2网页电子文件归档研究和保存现状我国在档案管理领域有一系列专门的标准和规范，用于对档案的组织、管理和分类。如DA/T1-2000《档案工作基本术语》[2]、GB/TXXXX-2008《文书档案案卷格式》[3]等档案管理相关标准规范、GB/T18894—201X《电子文件归档与电子档案管理规范》[4]等标准规范。国际上对于网页存档工作的研究[5]主要包括美国国会图书馆的网页信息存档（TheLibraryofCongressWebArchives，简称LCWA）项目[6]、IA
（InternetArchive）的Archive-It服务，以及澳大利亚、英国、北欧等一些国家图书馆开展的实验性研究；国内相对成熟的案例包括“中国Web信息博物馆（WebInfoMall）”项目和中国国家图书馆的WICP项目。这些案例均是对原生态网页信息进行抓取和保存，并基于不同的专题提供分类浏览和查询服务。但是对网页信息的保存和分类基本都是平面化的，在网页关联的立体性、时间轴定位、独立于系统的保存格式等细节问题上还有进一步研究和突破的空间。网页电子文件的特殊性决定了在系统设计思路和技术框架构建上需要具有更多的探索性和创新性[10-15]。目的是遵循传统档案管理标准和规范的基础上，找到网页电子文件保存与档案管理标准结合的新模式，使用户能够像查阅普通档案资料一样查阅网页信息，同时创新性地对网站内容进行以时序为基准的风貌重现、以主题为基准的内容聚合，并立体地呈现网页之间的关联关系。基于上述目标，本文在文献[16-20]的研究基础上，提出一种具有一定通用性和灵活性的网页电子文件归档管理系统原型，对现有的网页立体性保存、档案化分类管理、独立于系统的封装与保存格式等技术问题进行尝试性研究与实践，为实现网页电子文件归档管理与应用提供一种探索性和原创性的范例。网页电子文件归档管理系统总体框架如图1所示：网页采集子系统发起采集指令，对指定网站的网页及元数据进行定向采集；OFD转换子系统将HTML网页文件转换为OFD版式文件；电子文件管理子系统为网页存档信息构建全文索引并进行管理，同时对外提供应用服务接口。网页电子文件归档管理系统实现对电子文件的全生命周期管理，数据业务流程如图2所示：①启动采集任务，对目标网页数据进行爬取，通过版本识别完成网页的全量与增量抓取。②对爬取到的HTML网页进行筛选和过滤处理；在全文检索库为网页创建全文索引；同时将网页元数据抽取到电子文件管理子系统中。③调用OFD转换子
系统完成OFD版式文件转换。④电子文件管理子系统捕获OFD文件，按照预先定义好的文件分类方案和元数据方案对网页进行登记和著录。⑤在电子文件管理子系统中可实现对电子文件的处置、检索、期刊制作、在线查阅、离线下载等管理和利用。3.1网页文件采集子系统网页文件采集子系统在对网页文件进行采集时，不仅实现对目标网站的定点定时定层抓取，同时还要完成对数据的分析和处理，为文件入库和管理做好准备，网页电子文件采集子系统的软件结构设计如图3所示：（1）、网页爬取引擎网页爬取引擎是基于Firefox内核的爬取组件，采用XULRunner1.9浏览器内核作为页面渲染的核心组件，负责对指定URL地址的网页数据进行爬取，利用JavaScript为页面分析脚本，采用正则表达式的数据提取模型实现高复杂页面的分析及内容提取。（2）、爬虫控制器爬虫控制器是网页采集器的远程控制和监控的基本入口，支持基于HTTP模式JSON数据格式，以及基于WebService服务XML格式的远程控制接口实现，是实现爬虫任务、爬虫任务队列、爬取策略等功能的控制接口。（3）、网页代理服务器网页代理服务器，是对爬取到的网页数据进行“风貌”还原的基本支撑模块，主要负责将“原始”网页信息进行链接的重置及资源的去重工作。（4）、控制台控制台是业务管理人员的直接入口，通过控制台对各个功能模块中的参数进行配置和管理，完成爬虫的维护、监控、管理等多种功能。实现对网页采集流程的运行调控目的。
3.2OFD转换子系统OFD转换子系统实现对获取到的原生态网页文件的版式封装与转换。版式电子文件是一种用页面化的形式固定呈现文本、图形、图像等信息的文件。出于交换、发布、存档的目的，越来越多的电子文件被制作或转换为版式文件。OFD的全称为OpenFixed-layoutDocumentFormat，是为电子文件管理而制定的国家版式文档格式规范。同样是版式文件，与PDF文件格式不同，OFD具有独特的存储格式和对文件资源的组织方式。每个OFD文件都是一个基于XML标准的独立数据包，采用ZIP压缩格式，将所有数据封装在一个包内。其中的描述文件采用XML形式，置于包内根目录下，描述了包内文件的格式、名称和具体文件地址；通过XML描述文件，还可将多个网页之间的链接和跳转关系封装在一个OFD文件包内。这也就意味着在对网页文件进行OFD转换时是非常灵活的，一个网页可以封装为一个OFD文件，多个网页也可以封装为一个OFD文件，甚至一个网站也可以封装为一个OFD文件。充分保留网页原有的层级和风貌，特别适合于网页电子文件的存储和归档。OFD转换子系统的设计与实现比较独立，与电子文件管理子系统是松耦合的集成关系。OFD转换服务采用WEB服务的方式进行部署，通过服务接口实现转换任务的触发和任务执行状况的查询，并下载转换完成后的OFD文件。OFD转换子系统的软件结构设计如图4所示：（1）、格式解析组件获取网页数据源，并对页面进行拓扑分析和筛选清洗，同时获取元数据。（2）、文件排版组件对网页文件中的每一个“图形符号单元”（可以是文字、图形和图像）进行解析和精确定位，完成“版式效果”的页面渲染和排版。（3）、版式转换组件
将排版结果转化为对应的OFD图元，同时处理内链接并对资源去重。将多个单页OFD文件组合为一个多页文件后，原先页面之间基于URL的链接动作，将被转化为OFD文档内部的页面跳转动作。合并完成后，同一个文档不同页面之间的跳转在通用OFD阅读器内部就可以自主完成。此种OFD文件具有了完全的独立性，因此，合并后的多页OFD适用于作为网页电子文件发布的载体，脱离电子文件系统而转移到其他阅读终端上进行“离线”使用。（4）、后期处理组件对生成的OFD文件增补元数据，同时在OFD形成的最后阶段，对全文内容进行数字签名，一方面可确保制作方对电子文件负责（防抵赖），另一方面是确保任何对此文件的修改能被有效检测出来（防篡改）3.3网页文件管理子系统电子文件管理子系统通过如下功能模块完成对电子文件的存储、管理和利用：（1）、电子文件捕获登记模块获取并管理网页电子文件，为用户提供风貌类、内容类、专题类三种维度的归档网页在线查阅功能。（2）、电子文件元数据管理模块获取并管理时间、来源、标题、作者等网页电子文件相关元数据。（3）、分类方案管理模块按照档案领域标准的“宗-类-卷-件”模式，定义和管理网页电子文件分类方案体系。（4）、鉴定处置管理模块对网页电子文件进行销毁、移交和续存。（5）、检索利用管理模块对网页内容进行全文检索，并可根据个人兴趣和需求，对归档网页进行灵活的自定
义组卷封装和打包，制作成期刊，供离线下载和阅读。4.1智能化采集与处理原生网页信息的采集和前期处理是电子文件归档管理的第一环节，也是非常重要的环节。面对海量网页信息，靠人工进行清洗和过滤是不现实的。高效、智能化的前期处理技术，能够大量减少人工干预的工作量，也是对获取到的网页信息进行精确分类、管理和封装的基础。（1）、通过网站拓扑结构分析技术，辅以部分javascript脚本规则模板，生成精确的分类导航树，实现对网页内容的自动分类。（2）、通过目标网页内容去噪和解析技术，结合模板定制与匹配，实现对网页内容元数据的采集。（3）、通过版本控制技术，对目标网页进行探测访问，与已有页面信息进行对比，识别网页的变化，并对网页进行版本唯一性控制和同网页多版本的保存与记录。（4）、通过对网页内容、内嵌资源和相对链接地址进行归一化处理，将网页转换为本地静态文件，保证链接的有效性和活性，以及网页内容及样式的完整性。4.2版式封装与存储封装为OFD格式的版式网页电子文件具有多项技术优势。（1）、设备无关性版式文件的共同优势，即显示格式与设备无关，都能够以固定版式保存和显示源文件样式与风貌，具有显示一致性优势，支持不变形跑版的纸质重现，是电子文件归档的理想文件格式。（2）、格式开放和标准性特有的存储和组织格式，采用通用、标准、开放的xml格式进行描述，资源的保存和阅读不依赖于信息系统的支持，既使失去初始开发团队的支持，数据依然可长期被理解和使用。
（3）、链接内封装通过一系列基于XML标准的描述文件，将网页文件的链接和跳转关系封装在OFD文件内部。（4）、可扩展性特殊的组织结构使OFD格式的网页电子文件具有很强的扩展性，利用起来更加灵活方便，无论是一个还是一千个网页，都能封装为一个独立的OFD格式电子文件；并且同一个包内的组件资源能够得到复用，消除资源冗余，提升空间利用率，非常适用于网页电子文件的保存。（5）、流式阅读支持对版式文件的流式阅读，大文件的打开速度更快，而且更具安全性。4.3多维度分类方案参照纸质档案的管理模式，将网页电子文件的管理与档案管理标准进行了有机的结合。其技术要点在于对归档网页分类方案的设计，清晰明确的分类方案是电子文件管理系统的核心和基础，体现文件的聚合层次和有机联系。方案设计遵循传统档案管理领域的规范和标准，按照“宗—类（目）—卷—件”序列对归档网页进行分类，系统基于预先定义好的分类方案对电子文件进行系统标识和整理，继而实现对电子文件的管理和利用。但是由于网页的特殊性，在分类方案设计上又与传统电子文件具有的创新性的变化。基于风貌再现、信息留存的最初目标，同时考虑网页电子文件的特殊性，在分类方案的实际应用中，将最大组织单位“宗”定义为一个网站，即每个独立的网站为一个全宗；将最小单位“件”定义为一个网页，即每个网页文件为一件。结合对归档网页的不同利用需求，在每个宗下，定义3个内置的基础类（目），既风貌类、内容类，以及专题类，对网站内容进行多维度的组织和分类。分类方案示意图如图5所示：
（1）、风貌类风貌类定义为对网站结构、层级、样式的原型克隆，完整保存网站的风貌和浏览体验。由于网页是不断变化的，以首页index为例，文件名不变的前提下，每天的内容都不相同。基于该特点，风貌类网页的组织确定为以时间为轴，如以每年为一卷，每月为一子卷，之下再细分为每天一个子卷，以当天的首页OFD文件作为卷入口。可以按照超链接的层级依次点击，还原一个真实完整的网站。（2）、内容类内容类的电子文件的保存与网站风貌和层级结构无关，重在对信息内容的全息保存和利用，因此内容类网页的组织确定为以内容分类为轴，如新闻类、法规类、政务类等等。不同的内容分类构成卷与子卷，每个网页为一件。（3）、专题类除风貌及常设栏目内容，每个网站都会有针对热点推出的临时性专题，每个专题都相当于一个独立的小型子站。对于此类专题，希望能够风貌与内容兼得，此类需求归入专题类，以每个独立的专题为单位对网页电子文件进行保留原层次结构的内容组织和管理。此次工作是对网页归档领域一次探索性的研究和实践，尝试性地对“网页的档案式管理”、“网页内链接的保存”、“网页之间关联性与层级架构的重现”等问题提出了初步的解决方案，待解决的问题还很多。网站建设的技术是非常复杂多样和千差万别的，因此在本次系统设计上基于基础性、先导性、通用化、产品化的原则，首先支持对绝大多数常见和通用网站架构及网页格式的采集和管理。对于网页信息元素的采集与转化，还需在技术上进一步完善，并且配套制定相关标准，持续推进对网页文件这类重要数字资源的保存和利用。
【相关文献】
[1]张欣,李哲.对数字化档案法律地位的认识[J].兰台世界.2010,4:28-30.[2]DA/T1-2000《档案工作基本术语》[S].中华人民共和国档案行业标准.国家档案局归口.[3]GB/TXXXX-2008《文书档案案卷格式》[S].中华人民共和国国家标准.国家档案局归口.[4]GB/T18894-201X《电子文件归档与电子档案管理规范》[S].中华人民共和国档案行业标准国家档案局归口.[5]刘青,孔凡莲.中国网络信息存档及其与国外的比较—基于国家图书馆WICP项目的研究[J].图书情报工作,2013,18:80-87.[6]安琳.国外网页信息存档项目及相关问题研究[J].图书馆建设,2009,12:107-110.[7]杨道玲,于施洋.国外政府网站保存实践与思考[J].中国档案,2007,07:64-65.[8]赵俊玲.国外关于网络信息资源保存的研究[J].中国图书馆学报2004,3:80-83.[9]吕艳飞.中美网络信息资源长期保存项目比较研究[D].重庆:重庆西南大学,2012.[10]邓青.国外图书馆政府网站信息保存的实践与启示[J].图书馆建设,2012,12:32-35.[11]刘桂玲,顾炳中.网站网页归档相关问题初步探讨[J].国土资源信息化,2012,3:69-71.[12]魏佳.我国网络信息资源永久保存策略研究[D].沈阳:辽宁师范大学,2012.[13]张小芳.数字信息资源长期保存体系研究[J].四川图书馆学报,2011,05:44-45.[14]李丹.网络信息资源长期保存的采集模式和程序[J].档案,2010,02:43-44.[15]付光宇,刘克伟.试论网络信息资源的采集策略[J].网络财富,2008,09:200-201.
文档资料管理系统的设计与实现
利用本系统可以管理自己的各种资料（文本的和电子的），对每一份资料均有命名，对所有的资料进行归类，指明各资料的存放位置，可以给每一份资料指明关键字，便于用户查找资料。若是电子资料（如电脑上的文件），可以通过鼠标点击直接打开文件。整个系统实现了最初设计的各种功能，并能够快速方便的帮助用户查找到需要的资料信息，整个操作界面简洁和实用。
目录
论文总页数：20页
1引言.....................................................................12设计理论依据...............................................................1
2.1MFC简介.............................................................12.2XML介绍.............................................................23文档资料管理系统简介......................................................43.1系统开发背景.........................................................43.2系统开发环境.........................................................5
3.2.1系统软件环境...................................................53.2.2工具简介.......................................................53.3系统概述.............................................................54文档资料管理系统的设计.....................................................64.1系统需求分析及功能设计...............................................64.2XML存储结构的设计...................................................74.3用户界面和事物处理..................................................124.3.1用户界面......................................................124.3.2事务处理......................................................135软件测试..............................................................15结论....................................................................18参考文献....................................................................18
1引言
当今世界是飞速发展的信息时代，在各行各业中离不开信息处理，这正是计算机被广泛用于管理系统的环境。计算机的最大好处在于利用它能够进行信息管理。但是在众多的资料中，如何规范，准确，快速，全面的管理自己的资料，如书籍，电子资料等，并且方便自己查阅。使用计算机进行信息管理控制，不仅提高了工作效率，而且大大提高了其安全性。本系统就是为了管理好自己的各种有用资料信息而设计的。
面对各种繁多的资料，很多人是没有进行合理的分类整理和建立一个资料管理系统来管理它们，有时候在手头研究需要一些资料的时候往往是靠记忆来寻找，但是这样做会浪费很多时间和精力。由于数据繁多容易丢失，且不易查找。总的来说缺乏系统，规范的信息处理手段。尽管我们有计算机，但是尚未用于信息管理，没有发挥它的效益，资料闲置比较突出，就是管理信息开发的基本环境。基于此类问题，我认为有必要建立一个资料管理系统，使资料管理工作规范化，程序化，避免资料管理随意性，提高信息处理的速度和准确性，能够及时、准确、有效的查询和修改资料情况。
本次毕业设计是在老师指导下自己独立完整的进行软件的设计，程序编写，调试等工作。通过自己对整个流程的设计和实现，能够完成最初提出的要求，也对一些功能进行了扩展和加深。利用文档资料管理系统能够比较完善的管理自己的资料，也能比较快速的找到自己以前看过或是记录下的资料，使用起来也很方便，快速。
2设计理论依据
2.1MFC简介
MFC微软基础类(MicrosoftFoundationClasses),实际上是微软提供的,用于在C++环境下编写应用程序的一个框架和引擎。MFC就是挂在它之上的一个输助软件开发包,MFC作为与VC++血肉相连的部分(注意C++和VC++的区别:C++是一种程序设计语言,是一种大家都承认的软件编制的通用规范,而VC++只是一个编译器,或者说是一种编译器+源程序编辑器的IDE,WS,PlatForm),MFC同BC++集成的VCL一样是一个非外挂式的软件包,类库,只不过MFC类是微软为VC++专配的.
MFC是WinAPI与C++的结合,API,即微软提供的Winos下应用程序的编程语言接口,是一种软件编程的规范,但不是一种程序开发语言本身。MFC不只是一个功能单纯的界面开发系统,它提供的类绝大部分用来进行界面开发,关联一
个窗口的动作,但它提供的类中有好多类不与一个窗口关联,即类的作用不是一个界面类,不实现对一个窗口对象的控制(如创建,销毁)
MFC中的各种类结合起来构成了一个应用程序框架，它的目的就是让程序员在此基础上来建立Windows下的应用程序。MFC框架定义了应用程序的轮廓，并提供了用户接口的标准实现方法，程序员所要做的就是通过预定义的接口把具体应用程序特有的东西填入这个轮廓。MicrosoftVisualC++提供了相应的工具来完成这个工作：AppWizard可以用来生成初步的框架文件（代码和资源等）；资源编辑器用于帮助直观地设计用户接口；ClassWizard用来协助添加代码到框架文件；最后，编译，则通过类库实现了应用程序特定的逻辑。
2.2XML介绍
XML是ExtensibleMarkupLanguage的缩写，即可扩展标记语言是一种您可以用来创建自己标记的标记语言。它由万维网协会（W3C）创建，用来克服HTML（即超文本标记语言（HypertextMarkupLanguage），它是所有网页的基础）的局限。和HTML一样；XML基于SGML―标准通用标记语言（StandardGeneralizedMarkupLanguage）XML实际上是Web上表示结构化信息的一种标准文本格式，它没有复杂的语法和包罗万象的数据定义。XML同HTML一样，都来自SGML(标准通用标记语言)。SGML是一种在Web发明之前就早已存在的用标记来描述文档资料的通用语言。但SGML十分庞大且难于学习和使用。鉴于此，人们提出了HTML语言。但近年来，随着Web应用的不断深入，HTML在需求广泛的应用中已显得捉襟见肘，有人建议直接使用SGML作为Web语言。但SGML太庞大了，学用两难尚且不说，就是全面实现SGML的浏览器也非常困难。于是Web标准化组织W3C建议使用一种精简的SGML版本——XML。XML与SGML一样，是一个用来定义其他语言的元语言。与SGML相比，XML规范不到SGML规范的1/10，简单易懂，是一门既无标签集也无语法的新一代标记语言。可以说，XML的出现给数据交换带来了一场革命；XML的出现是至今为止最聪明的一种符号化语言；XML成为下一代网络发展的基石。
XML作为引人注目的核心技术应用于BtoB、Web服务、.NET等许多系统中。XML可以作为电子数据交换的统一格式，用XML可以对数据关系进行定义形成特有的标准，因此各行各业都在建立自己的行业化标准，以应用于网络上处理电子商务，把后台系统通过Web站点表现出来。XML还可以作为数据仓储，一个XML文件就是一个小的数据库，通过对数据关系的定义形成各种关系、属性的数据，实现数据交换、上下文检索、多媒体传输。XML具有其他方法所不具备的数据描述特点XML是以文本形式来描述的一种文件格式由于XML是以文本形式描述的，所以适合于各种平台环境的数据交换。同样由于使用文本来描述
内容，可以越过不同平台的障碍进行正常的数据交换。但是，文本形式也会因为文字代码的不同造成不能阅读的问题，在这一点上XML有着非常完美的解决方案。XML使用有意义的标记（Tag）在XML中文件是由一个个称之为元素（Element）的部件构成。使用标记（Tag）来描述元素。由于使用了标记的描述方法，可以保持原数据的意思和构造在互联网上进行数据交换，进而可以保持不同系统之间数据交换的灵活性。
可以说，XML是“定义语言的语言”，也即是一种元语言。由于XML具有元语言的功能，所以可以成为描述电子商务数据、多媒体演示数据、数学公式等各种各样数据应用语言的基础语言。下面提供几个以XML为基础生成的数据描述语言（本文亦称为XML应用语言）的应用例子，即出版媒体：OpeneBook（电子书籍）、NewsML（新闻媒体）；科学：MathML（数学表达式）、CML（化学）；电子商务：cXML（电子商务）、FpML（金融）；多媒体：SMIL（多媒体演示）、BML（卫星数据传送）。
XML是描述内容的数据格式，在使用XML数据时，还需要XML数据的显示、打印、数据结构的变更等许多相关技术。如果这些相关技术也都标准化的话，即使在不同平台开发应用程序也都可以用相同的方法，使开发难度降低。处理XML数据时，一定要使用XMLProcessor（也就是XMLParser），把XML数据结构的检查等交给XMLParser去做。应用程序对接收到XMLProcessor传递来的XML树进行处理，向用户提供服务。此时，不管是电子商务，还是知识管理，都是定义XML数据结构的技术、显示打印XML数据的技术、XML数据结构变更技术、XML数据联接整合技术、用程序操作XML树的API和其它应用技术的组合。
在XML中用户可以自由的定义标记名以及与标记相关的元素及元素层次，这是XML的主要特征。但是，如果定义的都是只有自己才能理解的标记，就无法与其他人进行交换数据。为了在企业团体之间进行XML格式的数据的交换，XML数据的结构、元素的名称、元素的数据类型以及元素的亲子关系都需要仔细考虑，一定要设计成人和系统能够理解的语言。这样设计的XML数据结构在XML领域称为Schema，描述Schema的语言称为Schema语言。DTD是最普通XML的Schema语言是DTD（DocumentTypeDefinition：文档类型定义）。DTD是远在SGML时期就一直使用的Schema语言，1998年制订XML语法时，沿用了描述Schema的DTD。XMLSchema中有下述DTD中不具备的特征：多个Schema复合使用XML名字空间；用XML语法描述；可以详细定义元素的内容及属性值的数据类型。由于在XMLSchema中的数据结构也都是用XML数据来表现的，与DTD相比数据量增大很多。但是，XMLSchema的表现力要远比DTD强得多，不仅支
持字符串、10进制数、浮动小数点、日期等，还支持m回以上和n回以下出现的元素（m、n为整数）的指定。例如“邮编xxxxxx”（x是字符）是邮政编码元素的格式指定等都是DTD所不能表现的内容。XMLSchema于2001年5月成为W3C的推荐规范，对XML的利用产生了重要的影响。
XML作为数据描述语言是非常优秀的，但是并不是所有的电子数据都是转换到XML是最有效的。例如XML的文本表现手法、标记的符号化等会导致XML数据比二进制表现方法数据量增加，尤其当数据量很大时，会成为很大的问题。也就是说，XML的导入要根据具体需求，比较其优缺点，在充分发挥XML优点的领域进行。尽管XML具备了作为通用数据描述语言的优秀特征，但是XML不是编程语言，说到底它是一种数据描述的技术。因此XML文件的显示、文件结构的变更、应用程序的操作等XML相关技术也是非常重要的。
随着计算机和网络技术的不断发展深入XML技术的应用也将不断扩大。该技术不仅在传统的银行之间数据交换、证券公司对上市公司情况的数据统计、图书馆对图书的查询检索、企事业文件档案管理等领域的应用更加迫切，在电子商务、搜索引擎软件、自动智能翻译、文档发声软件等领域也将得到更大的发展，特别是近期发展起来的移动通讯网络服务的发展，将使各种各样的信息经过格式转换到达PDA、甚至到达手持电话机，将来我们可以通过网络数据格式转换服务使小小的手机可以阅读到大千世界的丰富信息。
3文档资料管理系统简介
3.1系统开发背景
本文档资料管理系统是为个人管理自己的各种资料的一个基于WindowsXP系统的一个应用软件.现在也有很多的资料管理系统，其中都是一个运用界面和逻辑接口嵌入一个数据库，这样在编写软件的时候也很方便和快速。但是对于编程人员来说，利用别的工具来实现自己的东西总是不好的事，尤其对于我们这种经验不足的人来说，尤其是不好的事情。因此我就想自己编写一个储存结构来代替数据库。因为在以前学习过XML知道用它可以实现数据的存储功能，于是决定利用它编写文件存储结构来实现本系统的数据存储。
现在人们有了电脑，对于存储自己需要的资料有了一个好的地方，但是如何能够有效的把日益增多的这些各种资料管理起来，能够方便需要的时候取出来，这是一个难题；对于一些以前看过的书，如何在以后突然需要的时候，快速的找到它的摆放位子？这些都是开发本资料管理系统的一个原因。为了管理个人的资料例如：电子资料，纸版资料等不同的资料并对所有的资料进行归类，如划分为VC++资料，windows类资料，健康类资料等。当这些资料经过科学的
分类，并把各种不同属性的资料各类管理起来，这样就实现了对资料的有效管理，也方便了用户在需要的时候很快能够找到想要的资料，节约了很多人力物力和精力。
3.2系统开发环境
3.2.1系统软件环境
本系统采用的软件工具有:操作系统:WindowsXP开发环境：VC++6.0
3.2.2工具简介
VC++6.0在提供可视化的编程方法的同时，也适用于编写直接对系统进行底层操作的程序，其生成代码的质量要优于很多其他的开发工具。VC++6.0所提供的基本类库MFC，对Windows所用的Win32应用程序接口进行了十分彻底的封装，这使得开发人员可以使用完全面向对象的方法来进行Windows编程，从而大大节省了应用程序的开发周期，降低了开发成本。而且，其强大的调试功能也为大型复杂软件的开发提供了有效的排错手段。
随着多媒体技术和图形图像技术的不断发展，可视化技术得到了广泛的重视，愈来愈多的人开始研究并应用可视化技术。所谓可视化技术，一般是指软件开发阶段的可视化和对计算机图形技术和方法的应用。VC++是一个很好的可视化编程工具，使用VC++环境来开发基于Windows的应用程序，其界面更友好，便于程序员操作。开发环境是程序员同VC++的交互界面，通过它程序员可以访问C++源代码编辑器、资源编辑器，使用内部调试器，还可以创建项目文件
3.3系统概述
软件主要提供的功能包括：资源管理方面——添加资源，删除资源；资源浏览——按照目录，按照搜索。因此把软件大体分成三个部分进行实现：
资料；对每一份资料均有命名,可以使用书名来指代这本书，也对每一份资料加了关键字和注释，便于后面需要时候准确的找到需要的资料。对所有的资料进行归类，如划分为VC++资料，windows类资料，影像类资料等；指明资料的存放位置，若是电子资料（如电脑上的文件），可以通过鼠标点击直接打开文件，对于非电子资料和非本机子上的资料，在注释内注明其放置的位子，便于快速找到自己需要的资料；系统也有增加,删除,修改等工具条：增加是在有新资料需要用本系统管理的时候，可以通过它来增加。删除是对无用的资料进行删除。修改是需要对已有的资料增加一些说明的。另外也有目录，搜索和收藏夹等功能。系统也在最下面的窗口有一个对选中的资料有一个类似统计的显示，便于使用者，更加方便的使用本系统。
4文档资料管理系统的设计
4.1系统需求分析及功能设计
随着信息时代的来临，电脑用户的资料日益增多，而这些资料可能有着不同的特点。比如，它可能是一本书，也可能是一张光碟，也可能是个电子文档。如果稍有疏忽，资料的存放位置失去了某些特征，例如，某些电子文档你可能放到了一个目录下，而另外一个文档你却放到了其它的目录下。当你需要的时候，将难于准确迅速的找到，更谈不上有效的查询和管理了。总之，资料属性的多元化和数量的增多给管理这些资料带来了很多不便。
文档资料管理系统的设计目标正是为了解决这些问题。它将满足用户对资源的管理：增加，删除，修改，搜索及查看资源。具体说来，该系统将具备下面的功能：
（1）增加资源——用户能够添加一个资源，该资源可以是电子资源（比如PC上某个目录下的一张图片）或者是非电子资源（例如书桌上的本书）。添加该资源后，用户将可以通过该系统直接管理和使用该资源。
（2）删除资源——用户能够将系统中的某个资源删除掉，从而放弃系统对该资源的管理。
（3）修改资源——当某个资源的属性发生变化的时候（例如存放位置发生变化），用户能够选中某个资源，对其属性进行修改，以反映这种变化。
（4）搜索资源——用户能够通过提供资源的某个特征属性进行查找，获得相关的资源。
（5）查看资源——如果所选择资源为电子文档，用户将能在系统中直接查看该资源。
XML
文档资料管系统
资
资
料
料
管
浏
控
理
览
制
模
模
模
块
块
块
增
加
删
修
查
搜
格
文
数
资料
除资
改
看
资
资
索
式
资
转
件
据操
I/O
料
料
料
料
换
纵
图1整体框架设计图
资源应该具有以下属性：资源的作者，资源名称，资源的位置（若是电子资源，则是资源在电脑上的文件位置），资源添加日期，资源所属目录情况（一个资源可以属于多个目录），关键字（用于搜索）,资源的注释等。
下面就系统中对以上属性的定义：
structRESITEM{
intid;//资源在文档中的唯一标志stringname;//资源名称stringauthor;//资源的作者stringpath;//资源的位置（若是电子资源，则是资源在电脑上的文件位置）boolbEbook;//是否是电子资源stringdate;//资源添加日期stringkeywords;//关键字，用于搜索intcatalogs;//资源所属目录情况（一个资源可以属于多个目录）doublebytes;//资源大小（只对电子资源有效）stringnote;//资源的注释};
4.2XML存储结构的设计
本系统的用XML编写存储结构，参照一般的XML编写方法包含以下几个
类：XmlContainer(XmlTree)，XmlFile，XmlLeaf，XmlNode，XmlParser。
表1XmlFile设计表
类名：XmlFile
设计用途：用于将一个磁盘上的XML文档以字符串的方式读入到内存中，或者将以字符串方式存于内
存中的XML文档输出到磁盘。
方法/属性
作用
string_doc
保存XML字符串的内部成员变量。
boolload(constchar*file)
将参数file指定的文件载入类的成员变量doc中。
boolsave(constchar*file)
将成员变量doc的值保存到file指定的文件中。
conststring&getdoc()
返回doc的值。
boolsetdoc(conststring&_doc)
以_doc设置doc的值。
表2Xmlparser设计表
类名：XmlParser
设计用途：用于实现XmlTree和字符串化的XML文档的相互转换。
方法/属性
作用
staticXmlTree*doc2tree(conststring&doc)
将doc转换成一个XmlTree。
staticstringtree2doc(XmlTree*pXmlTree)
将一个XmlTree转换为字符串。
staticintgettoken(stringstrDoc,string&token)
从strDoc中获取
的进行相应的读写删改操作。因为XML本身就是一个数型的结构。例如：
<DATA><item><name>tttttt</name><catalogs>13</catalogs><path>d</path></item><item><name>xx</name><catalogs>7</catalogs><path>xx</path></item></DATA>
以上是一段程序中用到的XML文档结构。注意到整个文档以<DATA>开始，以</DATA>结尾，表示之间的都是存储的数据（实际上就是资源的属性数据）。中间共有两个item，而每个item又各有几个属性（如<name>，<catalogs>等）。所以可以用一颗树来表示：
Name=”DATA”
Name=”item”
Name=”item”
Name=”name”Name=”catalog”Name=”path”
value=”tttttt”value=”13”
value=”d”
Name=”name”Name=”catalog”Name=”path”
value=”xx”
value=”7”
value=”xx”
图2Xml树型结构图
注意到上面的树中有些节点只有Name没有Value，而有些却都有。虽然它们都是节点，但类型上还是有区别的。故，采用三个类表达这种信息：XmlNode，XmlLeaf，XmlContainer。
首先定义一个接口类XmlNode，该类表达抽象的XML节点。然后使用XmlLeaf类和XmlContainer类来实现XmlNode，XmlLeaf表示叶节点（有Name和Value双重属性的节点，但自己没有子节点），XmlContainer表示容器节点（只有Name属性的节点，而且自己可以有子节点）。下面是它们的定义：
classXmlNode{public:
XmlNode(){name="node";parent=NULL;}virtual~XmlNode(){};virtualboolisleaf()=0;//是否叶节点virtualbooliscontainer()=0;//是否容器节点virtualXmlNode*getparent(){returnparent;};//返回父节点virtualboolsetparent(XmlNode*_parent){parent=_parent;returntrue;};//设置父节点virtualconststring&getname(){returnname;};//返回节点名称virtualboolsetname(conststring&_name){name=_name;returntrue;};//设置节点名称protected:XmlNode*parent;stringname;};
classXmlContainer:publicXmlNode{public:
XmlContainer(){pos=-1;name="container";};XmlContainer(conststring&_name){name=_name;pos=-1;};~XmlContainer(){release();};boolisleaf(){returnfalse;};booliscontainer(){returntrue;};booladdchild(XmlNode*_node);//新增一个子节点boolremove(XmlNode*pNode);//删除一个子节点XmlNode*firstchild();//返回
{public:XmlLeaf(){name="leaf";};XmlLeaf(conststring&_name){name=_name;};XmlLeaf(conststring&_name,conststring&_value){name=_name;value=_value;};
~XmlLeaf(){};boolisleaf(){returntrue;};//是叶节点，返回truebooliscontainer(){returnfalse;};//不是容器节点，返回falseconststring&getvalue(){returnvalue;};//获取值boolsetvalue(conststring&_value){value=_value;returntrue;};//设置值protected:stringvalue;};
下图为数据流的转化图：
内存XmlTree
转化为String
XmlParser转化为XmlTree
内存XmlString
储存到文件
XmlFile
载入到内存
磁盘文件Items.xml
图3Xml数据流转换图
在读取文件数据的时候使用XmlFile从磁盘读取文件数据，并转化为一个String对象，然后使用XmlParser转化为一个XmlTree对象，这样就可以很方便的操作数据。当存储数据的时候，使用XmlParser把一个XmlTree对象转化为一个String对象，然后通过XmlFile类将这个String对象保存到磁盘文件中。上述过程就实现了系统数据流的转化，也在次基础上变于整个系统调用XML来实现具体的功能。
4.3用户界面和事物处理
4.3.1用户界面
本系统的用户界面是一个，类似VC的界面，左边、底下有两个可浮
动、可变大小的控制窗口。具体实现的为：首先创建窗口的定义如下：
先为CMainFrame增加成员变量：
classCMainFrame:publicCFrameWnd
{protected:CMainFrame();
DECLARE_DYNCREATE(CMainFrame)
public:
CDlgInfo
m_dlgInfo;//用于显示信息，位于程序最下方
CCoolTabCtrlm_TabCtrl;
CCoolBar
m_wndMyBar1;//我们将它作为左边的窗口
CCoolBar
m_wndMyBar2;//我们将它作为右边的窗口
创建ControlBar即控制条和“删除”，“修改”，“修改”按钮：
if(!m_wndMyBar1.Create(_T("我的控制条"),this,CSize(230,260)
,TRUE,123)){……
};if(!m_wndMyBar2.Create(_T("我的控制条2"),
this,CSize(200,100),TRUE,124)){……}
m_wndToolBar.SetButtonText(0,"增加");
m_wndToolBar.SetButtonText(1,"删除");
m_wndToolBar.SetButtonText(2,"修改");
创建TABControl，并把它加入到ControlBar中。需要注意的是:
同一个ControlBar只能加入一个"一级子窗口"
m_TabCtrl.Create(TCS_DOWN|WS_CHILD|WS_VISIBLE,CRect(0,0,0,0),&m_wndMyBar1,125);
m_TabCtrl.AddPage(RUNTIME_CLASS(CCatalogDlg),IDD_DLG_CATALOG,"目录",IDI_ICON_CATALOG);
m_TabCtrl.AddPage(RUNTIME_CLASS(CSearchDlg),IDD_DLG_SEARCH,"搜索",IDI_ICON_SEARCH);
m_TabCtrl.AddPage(RUNTIME_CLASS(CFavDlg),IDD_DLG_FAV,"收藏夹",IDI_ICON_FAC);
停靠控制：
m_wndMyBar1.SetBarStyle(m_wndMyBar1.GetBarStyle()|CBRS_TOOLTIPS|CBRS_FLYBY|CBRS_SIZE_DYNAMIC);
m_wndMyBar2.SetBarStyle(m_wndMyBar2.GetBarStyle()|CBRS_TOOLTIPS|CBRS_FLYBY|CBRS_SIZE_DYNAMIC);
m_wndToolBar.EnableDocking(CBRS_ALIGN_ANY);m_wndMyBar1.EnableDocking(CBRS_ALIGN_ANY);m_wndMyBar2.EnableDocking(CBRS_ALIGN_ANY);EnableDocking(CBRS_ALIGN_ANY);
DockControlBar(&m_wndToolBar);DockControlBar(&m_wndMyBar1,AFX_IDW_DOCKBAR_LEFT);//停靠左边DockControlBar(&m_wndMyBar2,AFX_IDW_DOCKBAR_BOTTOM);//停靠右边m_wndToolBar.EnableDocking(CBRS_ALIGN_ANY);EnableDocking(CBRS_ALIGN_ANY);DockControlBar(&m_wndToolBar);
此时我们已经生成了两个控制条窗口，但窗口中还没有任何东西。在创建这些控件时将控制条窗口指针作为父窗口指针赋值给这些控件。在上面叙诉中，创建了“添加”“删除”，“修改”按钮。其他按钮，控件在classCCoolTabCtrl:publicCWnd类中声明和定义，在使用中调用。由于它们涉及到对具体事件的处理，在下面部分分类说明。其中对于风格的使用，论文中没有特别说明，在使用中可以看出来。
4.3.2事务处理
事务处理这个模块就是对具体的按钮，控件的设置和响应，通过对它们函数的定义和调用实现具体的功能，主要实现的就是添加，删除，搜索，和一些具体功能的实现。下面就是对具体事务的介绍。
添加资源：通过点击工具条的增加按钮弹出添加资源对话框，用户对资源属性进行逐一设置，并在点击确定后保存。该功能的流程图如下图所示：
1.弹出添加资源对话框
2.用户输入相关属性并点击确定
资源合法
资源非法
3.更新视图
4.完成添加
图4添加功能流程图
响应添加功能的类为classCAddResDlg，其中具体实现为：voidCResManView::OnBtnAddres()响应点击添加按钮，用户在弹出窗口按照具体资源添加其具体属性，填写完毕，点击“确定”按钮，voidCAddResDlg::OnOK()是确定按钮的响应函数，然后BOOLCAddResDlg::ValidItem()判定资源的属性填写是否合法，合法就添加该资源即调用XmlFilefile实现把数据写入文件中，从而实现添加功能。在添加中也用了intCAddResDlg::GetCatalogs()来获取资源的所属目录，这只是针对本机上的电子文档。通过上述过程和具体函数实现了添加的功能。
在列表视图中选中某个资源的时候，在下面的窗口中会有关于该资源的具性的信息显示出来，classCDlgInfo:publicCDialog。
在列表视图中双击某个资源的时候，若该资源是电子资源，那么它将被打开。voidCResManView::OnDblclk(NMHDR*pNMHDR,LRESULT*pResult)
删除资源：在视图列表中选中要删除的项目，点击工具条中的删除，就会弹出一个询问对话框，若点击“确定”，将删除所选择的项目。并且支持同时删除多个资源。删除功能的流程图如下图所示
1.获取用户所选项
2.询问是否删除
是
3.删除并更新
视图
否
4.完成删除操作
图5删除功能流程图
实现删除的具体过程为：当用户想要删除一个或是多个资源的时候，首先选定要删除的项，然后点击“删除”按钮，响应该按钮的函数为voidCResManView::OnUpdateBtnDelres(CcmdUI*pCmdUI).实现删除的具体函数voidCResManView::
OnBtnDelres()，最后调用XmlFilefile实现在XML文件存储结构中删除该资源，从而实现了删除的功能。
搜索功能：
1.用户输入搜索条件
不使用高级选项
使用高级选项
2.按关键字搜索
3.按关键字和高级选项溲索
4.更新视图
图6搜索功能流程图
该功能实现的过程：按照搜索浏览资源：通过使用关键字，用户可以搜索出自己感兴趣的资源。如果使用高级选项，还可以指定资源的添加日期的范围，也可以在资源作者和资源注释等属性中进行查找。实现的函数为：voidCSearchDlg::OnBtnSearch()
5软件测试
整个测试过程是一个，“测试——修改——再测试——再修改”的过程，直到整个系统能正常运行，所有功能都能正常实现。在测试过程中，出现过一些不符合标准的情况，经过修改，都基本与设计书的标准符合，能够完成正常的功能。下面就是对本系统的各种功能的测试：
增加功能的测试：
图7添加功能测试显示图
用户点击增加按钮，弹出上图的对话框，用户输入资源的信息，点击确定按钮，如果添加成功在系统文件的settings文件夹的items.xml文件中会有如下记录：
item><id>13</id><name>vc资料教程</name><author></author><ebook>1</ebook><catalogs>10</catalogs><path>E:\vc资料教程</path><keywords>vc教程</keywords><bytes>-1</bytes><date>2007-05-3117:05:04</date><note>vc资料教程光碟</note></item>
这就说明添加成功。删除功能的测试：如下图所示：
图8删除功能测试截图
实现删除的具体过程为：当用户想要删除一个或是多个资源的时候，首先选定要删除的项，然后点击“删除”按钮，响应该按钮的函数为voidCResManView::OnUpdateBtnDelres(CcmdUI*pCmdUI).实现删除的具体函数voidCResManView::
OnBtnDelres()，最后调用XmlFilefile实现在XML文件存储结构中删除该资源，从而实现了删除的功能。删除成功的话在系统文件的settings文件夹的items.xml文件中就没有该资源的记录。
搜索功能的测试：如下图所示：
图9搜索功能测试截图
该功能实现的过程：按照搜索浏览资源：通过使用关键字，用户可以搜索出自己感兴趣的资源。如果使用高级选项，还可以指定资源的添加日期的范围，也可以在资源作者和资源注释等属性中进行查找。按照搜索条件可以实现快速寻找自己需要的资料，成功后会在右边的显示框中显示符合搜索条件的资料资源，并在下面有一个统计的显示。
由于经验欠缺或其它某些原因，本次完成的软件不可能是完美无缺的。测试只能尽量避免错误的产生和消除已经产生的错误，使程序中的错误密度达到尽可能低的程度，减少错误的引入，但是不可能完全杜绝软件中的错误。经过测试，能实现各功能。
电子文件档案管理系统设计与实现
档案管理可以分为纸质文件档案管理和电子文件档案管理两大类，是由档案管理部门的工作人员对需要进行存储的一些文件档案资料通过收集整理，然后进行归纳分类，再进行收藏保管的活动。档案管理的最终目的是为了在工作中需要借阅参考档案文件的其他部门提供工作上的帮助。随着时间的推进，档案管理的文件也随之越来越多，如何对复杂多样的档案文件进行高效、科学的管理，增加档案管理工作的效率，满足其他部门工作对档案文件的需要，是现代档案管理部门当下的首要工作内容，更是档案管理工作的主要目的。特别是对于电子文件档案来说，电子文件档案的管理更为复杂、繁琐，建立一个有效的电子文件档案管理系统非常关键。本文将对电子文件档案管理进行阐述，并分析如何设计并实现电子文件档案管理系统。
对于一个国家来说，档案管理工作的开展成果不仅会对这个国家的社会经济发展产生影响，也会对政治和文化等方面产生影响。档案管理工作的发展，会随着社会经济的发展而发展，内容也会随之不断增多，档案管理的工作经验的增多，促进了档案管理方法的改进。随着互联网信息技术的快速发展，通过互联网技术发布文件，传播具有方便、快捷和高效等特点，电子文件档案也随之而生。一般来说，档案管理对于档案文件的保密性和安全性有一定的要求。电子文件档案的载体是先进的现代互联网信息技术和计算机系统等高科技，所以对于档案管理部门来说，要对电子文件档案进行有效的管理，就需要建立一个健全的电子文件档案管理系统。本文将根据电子文件档案管理的工作的特点要求，对于电子文件档案管理系统的设计与实现提出个人建议，希望能够对电子文件档案管理系统的建立有所帮助。
1.电子文件档案管理工作的概述
随着互联网信息技术的快速发展，通过互联网技术发布文件，传播具有方便、快捷和高效等特点，电子文件档案也随之而生。档案管理是档案管理部门的工作人员对需要进行存储的一些文件档案资料通过收集整理，然后进行归纳分类，再进行收藏保管的活动，最终目的是为了在工作中需要借阅参考档案文件的其他部门提供工作上的帮助。电子文件档案管理与传统纸质文件档案管理从宏观上来讲，主要工作内容大同小异，但是从微观上来讲又有许许多多的差别，比如其载体不再是纸质材料，其形成与管理都是依靠信息技术和计算机系统，形式多种多样又较为分散，管理起来具有一定的难度性。
一般档案管理都有一定的保密性要求，尤其是对电子文件档案来说，无论是从收集、储存、保管，还是从服务于档案利用者、交接等方面来说，电子文件档案依附于计算机信息系统，其管理在安全保密性方面的保障要求也比较高，档案管理部门的工作人员要确保电子文件档案的完整性，要防止被黑客入侵、病毒感染以及计算机故障等不确定因素造成的电子文件档案泄露、丢失等问题的发生。
总的来说，电子文件档案的载体是先进的现代互联网信息技术和计算机系统
等高科技，所以对于档案管理部门来说，要对电子文件档案进行有效的管理，就需要建立一个健全的电子文件档案管理系统。
2.电子文件档案管理存在的问题
电子文件档案的载体是先进的现代互联网信息技术和计算机系统等高科技，是一种新的文件档案资料形式，由于发展的时间较短，经验相对不足，所以在目前的电子文件档案的管理工作中存在着一些问题有待改善：
1.电子文件档案在形成与收集过程中容易发生被篡改、删除、遗漏等问题，对于其是否是原始的电子文件档案，又是否具有真实性都很难得到判断。
2.电子文件档案的形成与收集过程中依靠的是信息技术、计算机系统、硬件设施、软件等载体，这些载体的安全性较难掌控，存在一定的安全隐患，比如载体损坏、黑客入侵、病毒感染和操作失误等问题都可能使电子文件档案出现遗失、损毁、泄露等现象，所以要永久性储存电子文件档案面临着一定的考验。
3.电子文件档案管理系统的设计与实现
为了更好地对电子文件档案进行管理，更好地服务于档案利用者，设计与实现一个完善、安全有效的电子文件档案管理系统是当下档案管理部门的一大任务。通过西方学者的研究分析得出，文件档案可以分为文档阶段、文件阶段、档案阶段这三个不同的生命周期，电子文件档案管理系统的建立可以参照这三个阶段的不同特点进行设计：
1.电子文档管理系统。由于电子文档的载体与纸质文档的载体不同，所以在收集过程中可能会有被改动、遗失或者被恶意删除等现象存在。所以为了保证电子文档的真实完整性，在这一环节中要对其进行严格审核。
2.电子文件管理系统。在保证电子文档的真实完整性后，档案管理部门的工作人员就要建立电子文件管理系统，对收集的电子文档进行合理分类、整理，然后储存。对电子文档的分类、整理要尊重规律符合逻辑思维，才能提高工作效率。
3.档案信息管理系统。档案信息管理系统主要的是保证电子文件档案管理的永久性和安全性。档案信息管理系统要对电子文件档案进行维护、备份，防止载体损坏、黑客入侵、病毒感染和操作失误等问题导致电子文件档案出现遗失、损毁、泄露等现象。
4.结语
电子文件档案管理工作在我国的各大企业和各行政机构中，都站着非常重要的地位，加强和完善电子文件档案管理系统的建设，能够在一定程度上防止档案信息的遗失，也是对单位后期工作正常开展的保障。
文档管理系统的设计与实现
摘要：随着信息化时代的到来和大数据计算的普及，电子文档的整合方法越来越为企业所看重。然而，企业在文档收集、文档整理以及文档转换的过程中，时常碰到一些棘手的状况。本文针对上述棘手状况设计与实现了文档管理系统，描述了其设计要求与主要功能，以期为今后的研究做出参考和借鉴。
关键词：文档管理；设计；实现一系统设计现状企业或政府部门在日常运转或信息资源管理的过程中，时常有搜集信息、整理资料以及生成文件的需求，上述需求的载体与媒介通常为电子文档。在文档管理这一概念生成之初，相关信息资源的管理部门对文档的整理方法较为粗放，即海量的电子文件，及其包含的信息通常仅存储在与文件所示工作内容相关的人员的电脑中。随着企业规模的扩大和业务领域的拓展，电子文件的数量也随之增多。对电子文件进行系统化管理的缺乏，无疑是与信息化办公高效性及快捷性初衷相背离的。企业或政府部门电子文档的来源主要有三：其一为企业内员工撰写的电子文档；其二为以互联网为媒介下载的资源；其三为业务往来过程中合作伙伴提供的电子文件。正如上文所述，电子文件的储存地点目前多为与文件所示工作内容相关的人员的电脑、移动硬盘或是云盘中。这些电子文件的管理方式存在一定的风险性，一但存储文件的电脑或硬盘丢失和损坏，其中的电子文档可能会永久性损坏；而存储于网络云盘中的方式又使得文件的传递时间变长，从而令相关人员无法迅速抓取文档中的信息，间接地拖慢了办公效率。随着信息化时代的到来和大数据计算的普及，电子文档的整合方法越来越为企业所看重。然而，企业在文档收集、文档整理以及文档转换的过程中，时常碰到如下几种棘手的状况：其一为无法顺畅实现多种文件格式的相互转化，例如doc格式与pdf格式的互转等；其二为无法将网页中的文字进行拷贝，这是由于网站设置了权限限制用户抓取；其三为受限于文件的版本，使得电脑端检索文件困难。二设计要求（一）最终目标笔者认为，设计文档管理系统的最终目的应为：基于企业的网络办公平台，设计与实现涵盖文档共享功能、操作简洁、维护方便、升级迭代快的完整文档管理系统。从而另企业内部各个部门实现权限内电子文档的共享，且方便各个项目组能够目的导向地快速查询、抓取以及整理和转化相关信息，做到对每份文件从生成到删除的全过程记录。设计出的文档管理系统的具体功能主要有七：其一为对相关文件的生成、修复、预览、存储、删除以及备份等所有过程的客观记录；其二为对相关文件的类别划分（基于多个角度），并对细分的文件类目进行汇总；其三为对相关文件的多种格式转化；其四为针对不同用户给出对系统内文件的不同访问权限；其五为对疑似病毒文件进行隔离、杀毒或删除；其六为对误操作丢失的文件进行恢复；其七为与用户交互的友好性。（二）运行环境搭建关于如何建立文档管理系统的运行环境，当下较成熟的国际企业多数选用了B/S作为技术架构，这是由于此种技术架构利于访问人员使用浏览器进行登录。
底层的架构通常选取具有可移植性且安全性强的J2EE架构，并预先留置接口针对不同的应用原件进行封装与整理，使系统整体配置具有灵活性和可扩性。
三主要功能综述文档管理系统并不只针对文档，其主要功能包含如下四项：其一为文档管理；其二为用户管理；其三为权限管理；其四为系统管理。文档管理是指系统对不同格式存储的电子文件进行上传、修改、划分、删除、转换、查询、校对以及预览等等。上述几种主要功能中，又以文件的查询功能最为重要；用户管理是指具有管理员权限的系统使用者，对用户的级别以及信息进行设置；权限管理是指级别不同的用户具有不同范围的系统内文件访问权限。（一）文档管理1.文档上传上传功能下，存储于PC端的不同格式文件均可以人工、自动、单独以及批量的方式上传至网络，同时也可从网络中以上述四种方式对文档进行截取；在网络中浏览文件时，本功能应可以实现打破网页设置的禁止复制限制，并可由用户端在下载后添加并上传该文件的目录及结构图。2.文档修改文档修改功能下，系统用户可在线查看以doc、pdf、caj等不同软件存储的文档，并对其内容进行修改且保存。值得注意的是，若文件为特殊文件，系统应对不同用户的修改权限进行严格设置。3.文档划分文档划分功能下，系统用户可以人工、自动、单独以及批量的方式对所选中的文件进行分类，分类的依据亦可根据用户喜好选择为题目、摘要、正文、格式以及作者等标准。此外，具有相关权限的用户应可对原有分类依据进行进一步细化地增加，例如法律法规、企业政策等等。4.文档删除文档删除功能下，每个用户均可删除自行上传的文件，具有高权限的用户或管理者可删除低权限用户上传的文件。5.格式转换调查显示，目前企业最需要的格式转换功能为pdf与doc及jpg格式的互转，这一功能应该在此版块进行实现。6.文档查询文档查询板块包含的功能主要有三：其一为全文文本的查询，此功能下系统用户可以对系统中所有文档，或某一类别的文档按照关键词条的匹配程度进行查找甚至模糊查找；其二为精准查找，即系统用户能够基于多个角度（题目、摘要、正文、格式以及作者等）找到所需文件并浏览其内容；其三为文档的打印，系统用户通过模糊查询或精确查询找到所需文件后，可选择单独或多个文件打印输出。7.文档比对文档比对板块包含的功能主要有二：其一为相同文档不同时间节点的比对，这种比对目的是观察不同时间节点对文档进行的改动；其二为不同文章的内容比对，此种比对的目的是找出不同文章内容上相似及相异的观点。8.文档在线预览文档预览板块包含的功能主要有二：其一为不同格式的预览，此功能应支持当前绝大部分主流格式；其二为与常见办公软件的兼容（包含PC端和移动端）。（二）用户管理
用户管理板块包含的功能主要有二：其一为设置用户角色，针对不同的用户身份，可将其在系统中的角色设置为游客、管理员、会员等；其二为设置用户信息，系统管理员应针对用户信息进行合理的添加、修改和删除，以便系统中的用户相互查询。此外，管理员还应给予不同权限用户访问不同范围文档的权利。
电子文件管理系统逻辑架构设计
电子文件管理系统逻辑架构设计
1多用户架构选型
SaaS模式实现了软件基础设施的共享，多个组织、单位共用一套软件。这里的组织、单位可以看做软件的租用者，引入了“租户”的概念。租户代表一个独立组织结构，在电子文件管理系统开发中，可以认为，一个部门就是一个租户，他们共同使用一套电子文件管理系统。目前，常见的多租户架构方面的实现方案中，建议采用高级多租户系统，它通过编程方式实现多个租户共用一套系统，实现最大程度的资源共享，最大程度降低运行维护成本。在架构上，一套系统支持数百个租户。该模式下，电子文件数据集中存储，便于后期的数据挖掘和知识发现。高级多租户系统资源利用率高、维护成本低、数据集中存储。有利于电子文件在统一的规范体系下运行和管理。
2存储架构设计
电子文件存储架构设计必须从电子文件的实际特点出发，大量的电子文件属于通用文书类，从这类电子文件来源看，主要来源于微软Office、WPS、永中Office等系列产品产生的电子文件。该类电子文件具有数量众多、单个文件存储量小、每年增量可观的特点。从数据管理方面分析，电子文件属于半结构化数据，与电子相关的元数据属于结构化数据。因此建议采用关系数据库与文档型数据库结合的方案，元数据用关系数据库存储，文档型数据库存储电子文件相关数据。
在SaaS模式，解决数据存储的同时，需要实现数据的安全隔离，每个租户仅可以访问与其相关的数据。可采用ESB服务总线，实现数据的访问控制。
3统一用户管理、认证、授权、审计设计
电子文件管理系统应该采用统一的人员管理。目前基于目录的管理模式已经为广大用户所认可，并被实践证明了的有效途径，通过该管理模式集成管理，构建各级统一的应用基础支撑体系，对组织人员信息、应用系统角色信息、用户安全和应用安全信息、用户和服务之间的权限控制信息进行统一存储管理，实现统一的用户管理、权限管理和基础信息管理。
基于SOA架构，系统中的各类应用需要集中注册各自的用户角色和提供的服务信息，通过统一的.用户管理界面，实现用户帐号和角色组之间的映射，进而基于角色实现与服务访问权限的映射，实现集中的权限管理。
统一审计管理的主要目标是：帐号对资源的高敏感数据访问和关键操作行为都应该被审计，接收和保存审计信息，用于安全审查和追踪依据;及时发现非法登录和非法操作，对其快速分析、定位和响应。
4全文检索系统设计
随着电子文件管理系统的运行，必将会积累大量的数据和信息。这些信息是最有价值的财富，如何利用这些财富，是电子文件管理系统的关键。从数据结构看，电子文件管理系统的数据既有结构化的数据，如电子文档相关的元数据，又有非结构化的数据，如Word、Excel、PDF等。需要用一个搜索工具和统一的搜索界面，能对所有的资源进行检索，并很快就有满意的结果。
从全文检索方案看，主要有商用和开源两个类别。商用的解决方案有OracleSES、IBMOmniFind、TRS等。商用解决方案技术支持及时、功能强大。但是，投入高，后期升级维护成本高。知名的开源的解决方案，如Lucene、Solar、UIMA、Sphinx等，以架构灵活、扩展方便等优势，应用逐渐广泛。国内知名的门户，如Sina、Sohu等均采用了开源的解决方案。因此，建议电子文件管理系统采用开源的全文检索解决方案。
5ESB服务总线设计
ESB服务总线实现软件服务层与平台服务层的对接。通过ESB服务总线，实现各层的独立性，各层的内部调整，不影响其它层。其主要功能如下：
5.1事件平台
系统中所有相关的事件和消息可以通过事件平台进行转发。
5.2共享通信平台
系统中服务之间进行通信和数据共享传输的中转平台。
5.3消息平台
消息平台提供统一的消息通知发送和处理程序接口和管理接口。接口支持电子邮件、即时消息等各种消息通知方式，为其它工作平台、电子公文交换中心等各种应用平台的开发提供支持。
5.4API接口平台
ESB服务总线提供特定的接口，满足电子文件特定需求。
通过电子文件管理的逻辑设计，对物理架构设计上提出高可靠性、高可用性要求。主要采用群集和容错技术，包括WEB集群和负载均衡、中间件集群、关系数据库集群、电子文件存储集群、分布式存储集群等。在此基础上继续对系统进行详细设计以及数据库设计等，直至完成整个电子文件管理的设计和开发。
电子文件管理系统详细设计
电子文件管理系统详细设计
目录
1.引言.................................................................................................................11.1编写目的............................................................................................................11.2读者对象............................................................................................................11.3项目背景............................................................................................................11.4编写目标............................................................................................................21.5编写原则............................................................................................................21.6定义....................................................................................................................21.7参考资料............................................................................................................61.8变更历史............................................................................................................6
2.需求说明.........................................................................................................72.1总体描述............................................................................................................72.1.1概述...............................................................................................................................72.1.2系统目标.......................................................................................................................82.1.3系统结构设计要求.......................................................................................................82.1.4假设和约束...................................................................................................................92.2功能需求概述..................................................................................................112.2.1电子文件捕获.............................................................................................................112.2.2电子文件整理.............................................................................................................112.2.3电子文件统计.............................................................................................................122.2.4电子文件鉴定处置.....................................................................................................122.2.5电子文件检索与利用.................................................................................................122.2.6文件管理配置.............................................................................................................122.2.7安全和系统管理.........................................................................................................132.3安全要求概述..................................................................................................132.4接口要求概述..................................................................................................142.5性能要求概述..................................................................................................142.6其他需求概述..................................................................................................152.6.1用户使用建议.............................................................................................................152.6.2系统部署建议.............................................................................................................15
文档管理系统的设计与实现
陈锐【摘要】企业中的信息是以文档的形式存储的,随着电子文档的日益增多,建立功能全面的文档管理信息系统是非常必要的.在分析了现有文档管理系统不足的基础上,描述了一个Internet环境下新型文档管理系统的设计与实现.系统采用关系数据库来保存文档,方便与其他系统共享数据,并采用WebServices技术来实现系统组件的开发,使系统具有一定的可移植性和可扩展性.【期刊名称】《现代电子技术》【年(卷),期】2006(029)015【总页数】4页(P92-94,98)【关键词】文档管理;数据库;Web服务;Internet【作者】陈锐【作者单位】陕西省生产促进中心,陕西,西安,710054【正文语种】中文【中图分类】TP317.1
1前言近年来，随着企业信息化的发展，企业中的电子文档也变得越来越多，各种影、音、图像等多媒体信息文档也大量出现。这些电子文档大都分散存储于个人的计算机中，缺乏合理科学的管理，文档的安全性差，检索困难，难以实现对文档的共享访问控
制，降低了文档的使用率和价值。现有的文档管理的商业化软件系统中，通用型的文档管理系统在国内相对比较少。传统的文档管理系统主要面向的是企业内部用户，不能满足文档信息在企业内部、合作伙伴以及客户之间的共享。随着Internet的发展，建立面向不同用户的文档管理系统是非常必要的。2文档管理系统的体系结构建立文档管理系统的目的就是要实现对文档的集中存储和管理，从而可以很好地保证文档的存储安全，提高文档的安全访问级别，很好地实现文档的分发、查询、共享，提高企业的文档管理和使用效率。在Internet环境下，我们设计的新型文档管理系统的体系结构采用B/S结构，如图1所示。图1体系结构本地用户可以通过企业内部网络直接进入文档管理系统，当然也可以进入企业的其他的业务系统。移动办公用户以及企业的客户可以通过门户站点访问到本系统，分支机构以及企业的合作伙伴可以通过Web服务方式建立与系统的连接。由图1可见，该文档管理系统的体系结构分成4个层：Web层，业务外观层，业务规则层和数据访问层。Web层能够给客户端浏览器提供对于应用程序访问的一个层。他可以提供对客户的服务，例如：Windows用户界面，Web用户界面客户端应用程序，或者提供Web服务项目。业务外观层常用于向基础业务对象提供一致的接口，并将客户端同基础业务逻辑的更改隔离开。当他出现时，他或者处于Web用户界面和业务规则层之间，或者处于Web服务项目和业务规则层之间。完成的业务逻辑有：从Web层(Windows用户界面或Web用户界面客户端应用程序)接收用户输入;如果请求需要对数据层进行访问，则请求使用数据访问层，如果需要调用业务逻辑规则，则将
请求传递到业务规则层。同时，他将响应从业务规则层和数据访问层返回到Web层;在对业务规则层的调用之间维护临时状态。业务规则层包含业务对象本身以及应用于他们的规则。这一层完成的业务逻辑有：从业务外观层接受请求；根据编码的业务规则处理请求；使用数据访问层，响应数据访问层获取数据；将处理结果传递回业务外观层。数据访问层执行从数据库(或其他数据服务)获取数据或向数据库发送数据的功能。这一层完成的业务逻辑有：从业务规则层或业务外观层接收请求，从数据库或其他数据服务获取数据或向其发送数据；使用存储过程获取数据，并可选用ADO.NET向数据库发送数据；将数据库查询结果返回到业务规则层或业务外观层。将系统划分成多个层次，使得系统的结构更加清晰，每个层次所做的工作相对单一，利于系统的开发。每个层次都可以根据需要建立WebServices组件，Web层或者其他系统可以访问WebServices，利用他的松散耦合性，达到高效的重用性。3文档管理系统实现的关键技术3.1文档的存储访问实现文档管理系统中，主要存储的数据就是文档。文档是一种非结构化的数据，相比较而言，他在非结构化的数据库中更容易存储，但在关系数据库中要实现文档的合理存储访问具有一定难度。可以根据需要存储的文档类型不同，采用了关系数据库和文件系统相结合的存储方式。对于文字型的文档(Word文档等)，可将其存储于关系数据库中，音频、视频文档存储于文件系统中。这样既可以让系统能够方便、灵活地与其他应用系统集成，又能够充分发挥关系数据库和文件系统各自的优势。文档的存储访问部分属于数据访问层，可以通过Web服务来实现，具体实现过程如下：首先，建立一个文档操作的基类DocOperation，以及他的另外2个派生类，文件操作类FileOperation和SQL数据库操作类SqlDbOperation。他们之间的关
系如图2所示。其中，基类DocOperation向业务层提供统一的访问接口，其属性如下：publicstringSourceDocName;//源文件的完整路径包括文件名和扩展名publicstringDestinationDocName;//目标文件的完整路径包括文件名和扩展名publicbyte[]DocData;//存放附件的二进制数组图2文档操作类基类DocOperation中的虚方法如下：publicvirtualboolStoreDoc()publicvirtualbyte[]AccessDoc()针对以文件形式存储的音频、视频文档，派生FileOperation类，其中的方法重载为：publicoverrideboolstoreDoc()publicoverridebyte[]AccessDoc()针对一数据库存储的文档，派生SqlDbOperation类，其构造函数为：publicSqlDbOperation(stringSqlConnectionString){SqlConnectionMY_sqlConnection=newSqlConnection(SqlConnectionString);}接着，完成对文档操作的Web服务DocOperationService，并建立3个Web方法，如表1所示。
表1文档操作的Web服务提供的方法方法名称参数及类型返回类型完成功能GetDocDatastringDocFullNamebyte[]给出文档的完整的文件名,则将文档以二进制形式存入数组中GetDocTypeNamestringDocFullNamestring给出文档的完整的文件名,则获得附件的类型名方法StoreDocDatastringSqlConnectionstringstringDocTypeNamestringCommandStringstringSourceDocNamestringDestinationDocNamebool参数的含义依次为:SQL数据库的链接串,文档的类型名,SQL数据库命令串,文档的源文件名,文档的目的文件名。该方法能够将文档存储于数据库或文件系统中例如，对于文档A.doc，我们应该将其存储到数据库中。那么，在Web服务的客户端，即在web层的过程调用时，则需要按照如下的代码来调用DocOperationService：DocOperationServiceDocWs=newDocOperationService();//服务的实例化stringDocTypeName=DocWs.GetDocTypeName(DocFullName);//DocFullName为“A.doc的完整路径和文件名”boolIsStoreDoc=DocWs.DocData(SqlConnectionString,DocTypeName,CommandString,SourceDocName,DestinationDocName)这样就可以完成文档A.doc的存储。同样，对于视频文件B.rm，客户端还是用上述同样的代码，只是将DocFullName改为B.rm的完整文件名即可。在Web服务DocData方法中，通过判断文档的类型，来决定创建文件操作类FileOperation还是SQL数据库操作类SqlDbOperation的具体实例myDocOperation,代码如下：if(DocTypeName=="DbTpye")
{SqlDbOperationmyDocOperation=newSqlDbOperation(SqlConnectionString);}if(DocTypeName=="FileTpye"){FileOperationmyDocOperation=newFileAttachOperation();}然后通过调用实例myDocOperation的StoreDoc()方法即可完成文档的存储，而AccessDoc()方法则可以将文档从数据库或文件系统中以二进制数据的形式取出。另外，如果系统有使用不同的数据库，我们还可以创建OracleDbOperation类,AccessDbOperation类，再给出数据库的类型串，就可以根据数据库类型创建出不同的数据库操作实例，从而可以实现对异质数据库的操作。3.2文档管理系统的安全设计在文档管理系统中，合理的安全设计是至关重要的。本系统主要从身份认证、授权、访问控制和数据保护这4个方面来控制用户对系统和文档的访问。身份认证本系统所采用的身份认证是Forms身份认证方式，Forms身份认证方式的流程图如图3所示。图3Forms身份认证流程图当用户需要访问某个窗体页面时，按页面是否要求认证进行判断和相应的操作。在通过认证的同时，将登录用户的相关信息写入Cookie，以便系统读取当前用户信息。授权对于文档管理系统，用户可以访问的页面分为3类：不需要身份认证就可以
直接访问的页面;需要身份认证后才能够访问的页面;需要身份认证的同时还具有一定的用户角色才能够访问的页面。通过ASP.NET的授权机制，可以实现以上3类页面的安全控制。对于这3类页面，可以将他们分类集中存放于不同的文件夹中，通过建立每个文件夹中的Web.config文件中的authorization即可。3种类别的authorization的格式见表2，"*"表示任何人，"?"表示匿名(未经身份验证的)用户。表13类authorization第一类第二类第三类<authorization><authorization><authorization><allowusers="*"/><denyusers="?"/><allowroles="2,3,4,5"/></authorization><authorization><denyusers="*"/></authorization>访问控制在文档管理的过程中，文档控制的粒度是有所不同的。本系统采用基于角色的访问控制模型(RoleBasedAccessControlmodel,RBAC),该模型在权限控制的过程中，引入角色的概念，通过给用户赋予角色，再建立角色和权限之间的关联，从而实现了灵活的权限控制。数据保护数据保护包括了数据加密和数据完整性等方面。对于文档管理系统，数据保护分为2种：系统访问控制的数据，如密码、参数等；文档数据。对于密码的存储通过用SHA1的哈希算法处理，再存入数据库中。对于存入客户端的Cookie等参数，通过使用ASP.NET提供的FormsAuthentication.Encrypt()方法对Cookie的Ticket进行加密。对于文档数据的存储和读出需要进行加密和解密。对于数据访问层对数据库进行访问时，建立服务器连接，采用了ADO.NET的集成安全(integratedsecurity=SSPI)的方法，他是连接到数据库的更可靠的方法，不会在连接字符串中暴露用户ID和密码。其他安全方法设计文档管理系统对于用户的登录，通过限制当前用户不能二次登
录系统的方法来防止二次登录对系统造成的破坏。同时系统日志记录用户的登录和操作行为。3.3文档访问Web服务的设计与实现对于移动用户或企业客户用户，他们可能只允许访问WWW服务器，而不能直接访问到文档管理系统的应用服务器，这样将用户对于文档的访问的方法封装成Web服务。由WWW服务器向用户提供客户界面，然后由文档访问Web服务来提取所需要的文档数据。这种方法可使得系统具有了跨平台，穿越防火墙的能力，体现出了系统的松散耦合的特性。文档访问Web服务和身份验证Web服务对于安全的要求是不一样的。本系统采用了自定义的SOAP标头的验证方式，引用Web服务的应用程序应向服务传递自定义凭据(如用户名和密码)，并让服务自己处理身份验证和授权。这样即可完成文档访问Web服务的身份验证。对于授权方式可选择允许所有用户访问。同样在web.config中配置为<allowusers="*"/>即可。4结语本文所设计的文档管理系统采用微软Web服务(WebServices)技术来实现,使系统具有一定的可移植性和可扩展性；文档的存储采用关系型数据库和文件系统相结合的方式，不但节约了系统开发的成本，还可使得文档管理系统能够方便的与其他信息系统综合集成，同时，文档在关系型数据库中的存储的实现，也给此类问题的开发给出借鉴。参考文献[1]LouWei,XiaLin,SongYe.DMSandItsRelevantTechnologyElectricPowerAutomationEquipment[J].ElectricPowerAutomatonEquipment,2000:8-46.
[2]张晓勇,张璟,李军怀.基于PDF项目文档管理系统的设计与实现[J].西北大学学报(自然科学版),2006(1):42-46.[3]侯艳,袁向宾.SOAP技术在文档管理系统中的应用[J].计算机与现代化,2005(3):118-119,123.
文件管理系统设计方案
传统的管理和保存文件的方式是人工生成和保管文件（包括：生成、传阅、审批、进入受控状态等），文件通常是保存在文件柜中的。
由于文件数量多，版本复杂，在实际使用中经常出现问题，例如：文件版本不一致、文件查找困难、文件管理处理历史记录报表工作量过大等。本方案旨在解决单位对大量工程和技术文件的管理，达到并确保工作人员手中文件版本的一致性、文件更改的可追溯性，同时以实现电子公告、电子通知、电子邮件、公文收发等功能来提高单位日常办公及管理的自动化。
一、文件管理系统的建设目标和意义
目标：满足企业对文件信息进行集中管理、查询的需要通过文件的集中管理，使企业实现资料共享，资料同步更新企业重要文档的使用权限设置，一方面节约了资本，另一方面自动化管理，保证了资料的保密性和安全性简化了员工查找和使用资料的工作步骤，使员工把时间放在其他更有价值的工作上，减少重复劳动，提高工作效率，为企业争取更多利润把无纸化办公和自动化办公结合起来，实现了无纸化和物理化文档管理的有机组合把先进的数据库技术运用于文档管理，促进企业信息化管理的进步
文件管理系统建设意义：
1、分类、管理企业文件
文件管理系统通过数据库管理，对企业纷杂的文件内容进行分门别类的管理，按照不同的介质（图片、影音、word、excel、ppt、pdf等）进行存放管理。
文件管理系统通过权限管理，对不同的员工开放不同级别的文件库，最大程
度保证企业的文件安全。2、共享、学习企业文件文件管理系统通过内部网络将文件资本进行共享，让更多的人分享到企业文
件资本，拓宽部门和员工的知识范围。3、应用、增值文件资本文件管理平台构建面向企业业务流程的文件管理系统，使得工作过程中显形
知识结构化，隐形知识显形化。通过文件的不断重复应用，实现文件增值。有效的规避了人员升迁流动所造
成了关键业务领域的损失，让业务运行不辍。4、提升企业竞争力创造企业新竞争价值，增加企业利润，降低企业成本，提高企业效率。建立
企业新文化，鼓励思想自由，培育创新精神。通过减少反应时间来提高为客户服务的水平，通过快速向市场提供产品和服
务来增加收入。
二、文件管理系统的建设要求首先是支持的文件内容要全面，从文件管理的内容角度，至少应该包括：
对信息的发布，比如直接发布各种内容对文档的管理，如各类DOC、XLS、PPT等文件对数据信息的管理，如各类报表等等
有利于充分利用文件：
对链接的处理：在内容中可以互相链接，它是有效利用文件的非常重要的环节
强有力的索引能力，特别是全文检索对于动态数据的强有力查询能力，比如可以根据各种条件进行查询
灵活的可配置性：
对于文件目录、分类等的灵活配置对于用户、权限的灵活配置对于统计分析方法、报表格式的灵活配置
技术的先进性：
强有力的权限控制机制先进的报表设计模型可靠地处理大附件的能力
三、文件管理系统的设计思路
文件管理系统首先要建立起企业文件库。文件库可以将单位所有资料分门别类的存放，便于日后方便的查阅，不同的类别设置不同的目录，可以使成功案例、先进经验、技术方法、各种表单、文件资料等资源在这里共享，便于大家共同学习、使用，快速提高。可以由相关的人进行负责，由此人负责对这个目录赋予相关人一定的权限，允许其是否可以修改还是只读，这样就能保证单位的资料不被任何人进行修改。
文件管理，既可以按资料来源建不同的目录，也可以按部门来建不同的目录，同一部门的人只能进自己部门的目录来查询资料，这样也可以避免各部门之间材料的保密性。
文件管理最重要的特点就是能够通过设置权限来保护机密资料的安全性。文件管理系统的实现手段1.统一管理文件
集中统一管理企业的全部智力资产，建立文件之间的联系，避免由于文件分散而导致的文件流失和管理混乱现象2.文件查询获取
提供方便的文件查询检索工具，让您轻松获取您需要的文件3.权限控制
提供多层次的文件访问权限控制，让您在文件的共享和文件的控制之间，
得到最好的平衡4.文件流程管理
管理受控文档的更改审批流程
四、文件管理平台架构
采用B/S结构，无需安装客户端，轻松实现全网共享。系统主要由以下模块构成：人员信息管理、权限管理、文件分类体系、文件采集发布、文件浏览下载、文件搜索引擎、文件版本管理、文件更新管理、文档存储管理。
五、文件管理系统的功能
文件管理是对与工作有关文件的收集、组织、以及管理，通过对文件管理系统的建设，让企业内各方面的文件得到充分共享，提高工作效率。文件管理系统具有以下功能：1.文件收集
◇离线收集：可通过人工、内部网站、E-Mail等多种方式从相关部门获取各种业务资料，对业务资料进行采编、整理、分类、入库；
◇在线收集：可通过系统所提供的在线文件收集模块，由相关部门、人员在线提交。
2.文件采编◇可对指定管理范围的文件进行管理，包括采编、审核、修改、添加、删除等功能；◇支持对文件的分类管理，提高文件搜索的效率；◇支持对文件内容的格式设置，包括：字体、字号、字色、样式等；◇支持添加各种类型的附件，如：音频、视频、WORD等。◇提供有效期设置，当文件过期后自动置为无效状态；◇提供关键字及新消息标识设置；◇提供各类文件的展现方式设置，包括：HTML、语音等；
◇能设定各文件点的开放范围。3.文件发布
◇最新更新：按照时间顺序，罗列最近发布的文档；◇文档库新闻：发布文档库的新闻；◇与公告栏集成，采编新文件后，可直接发布公告信息，以便使用单
位及时了解相关信息；4.文件搜索
◇全文检索：按检索内容并选择目录进行全文检索，简单快速找到您需要的信息，根据匹配程度对检索结果进行排序；
◇高级检索：提供按照采编人、时间、关键字等条件组合以及查询范围进行高级检索；
◇可方便地从多个角度定义文档地图，通过文档地图，找到您需要的信息。
5.文件使用◇文档的共享和访问权限控制：提供多级别访问权限控制；◇提供多种方式进行文件的展现，如HTML方式及语音方式；◇新文件提醒：通过设置新文件栏目，可以详尽了解到文件内容的最新动态；◇热点栏目：自动或手动汇集热点资料的目录或链接1)自动汇集：由系统根据点击率统计生成的热点信息；2)手动汇集：由管理员确认管理的热点资料后实现；◇文件的有效性：即文件只有在审核生效后方可对其查阅，避免了文件的无效性及无关性；另外当文件的失效时间到达后自动失效；◇文件的关联性：当某个文件被展现时，系统将自动展现与该文件相关的链接，以便快速定位与该文件相关的内容；◇文件浏览：提供业务资料的浏览功能，通过多维角度关联来浏览资料；◇文件下载：用户可针对文件文章内的附件对其进行查看或下载，加强了用户对文件的自我收集功能；
◇我的文件库：用户可把自己常用的资料分类收藏到“我的文件库”，便于查找和检索，
6.用户权限管理系统对系统的所有用户可进行角色设置，针对管理员、角色用户等进行权限设定和管理。7.系统备份和还原文件管理平台创建备份机制，通过数据备份确保文件管理的安全，避免文件灾难。数据库备份文件名采用日期时间进行保存。还原时选择备份文件即可。
六、文件管理系统的特点1．先进性：采用多维的文件组织架构，让文件更加合理、有序、准确、清
晰的展现出来。2．灵活性：提供多种信息展现方式，同时，提供文件的关联查询，可以快
速进行关联文件的定位。
3．完备性：系统除了提供文件的收集、采编、审核以及各式的文件展现功能外，还提供文件交流功能，同时，还可与网络学习培训系统无缝集成，完善文件管理的相关功能。
4．高效性：提供强劲的搜索引擎功能，可以快速高效的定位到所需的文件。
5．开放性：采用B/S结构，无需安装客户端，轻松实现全网共享。
6．安全性：严格的采编、审核及访问权限控制。7.超强的扩展能力：系统的文件结构、用户角色群、文件文档格式、外挂系统等均设置的无限扩展功能，为系统的延展性提供了广阔的空间。8.多文档介质处理：系统支持多种文件介质，从容存储并检索不同种类的文件文档，并自定义文档后缀，提供无限扩展能力。
文件管理系统部分功能页面
现在大家谈论到信息安全,首先想到的就是病毒、黑客入侵,在媒体的宣传下,病毒、黑客已经成为危害信息安全的罪魁祸首。然而,对计算机系统造成重大破坏的往往不是病毒、黑客,而是组织内部人员有意或无意对信息的窥探或窃取。从技术上来讲,内部人员更易获取信息,因为内部人员可以很容易地辨识信息存储地,且无需拥有精深的IT知识,只要会操作计算机,就可以轻易地获取自己想要得资料,相对而言,黑客从外部窃取资料就比较困难,首先,他们要突破防火墙等重重关卡,然后,还要辨别哪些是他们想要的信息。
FBI和CSI对484家公司进行了网络安全专项调查,调查结果显示:超过85%的安全威胁来自单位内部,其中16%来自内部未授权的存取,14%来自专利信息被窃取,12%来自内部人员的欺骗,只有5%是来自黑客的攻击;在损失金额上,由内部人员泄密导致的损失高达60,565,000美元,是黑客所造成损失的16倍,病毒所造成损失的12倍。这组数据充分说明了内部人员泄密的严重危害,同时也提醒国内组织应加强网络内部安全建设。
1电子文档泄密途径主要有以下几点1)通过软盘驱动器、光盘驱动器、光盘刻录机、磁带驱动器等存储设备泄密;2)通过COM、LPT端口、调制解调器、USB存储设备、1394、红外线等通讯设备泄密;3)通过邮件、FTP等互联网方式泄密;4)接入新的通讯或存储设备,如:硬盘;5)通过添加打印机、使用网络打印机将资料打印后带出;6)通过便携式电脑进入局域网窃取信息,带离单位;7)随意将文件设成共享,导致不相关人员获取资料;8)将自己的笔记本电脑带到单位,连上局域网,窃取资料。此外,还有很多其他途径可以被别有用心的内部人员利用以窃取资料。2传统解决方案的弊端传统方案一:“我们已经部署了防火墙或专网”防火墙或专网可以防止外部人员非法访问,但不能防止内部人员有意或无意地通过邮件或者移动存储设备将敏感文件泄露。传统方案二:“我们给文档设置了访问口令”口令并不能从根本上解决问题:先口令可以随着文档一起传播;其次即使设置了口令只能简单的区分用户是否可以访问该文档,而不能限制用户对该文档的操作权限(如复制、另存和打印等操作)。传统方案三:“我们安装内网安全管理系统封住电脑USB接口、拆掉光驱、软驱、内网与外网断开、不允许上互连网络”文档的原始作者泄密;文档在二次传播的过程中失、泄密。3电子文档安全有效控制方案为了更有效防止文件的非法访问和输入、输出。就需要一套合理有效的电子文档安全管理方案。以犯罪行为心里学为理论指导,以安全事件过程管理为主线,实现事前预防,事中控制,事后审计的安全管理。3.1制定周详的事前预防策略1)控制信息传递途径,如通讯设备、存储设备;
2)通过网络接入保护,限制外来电脑接入局域网;3)报警策略能够提示非法接入;4)互联网信息传递阻断策略能够阻断非法信息传递。3.2对泄密行为事中记录和控制,并及时启动控制和报警策略1)对泄密过程进行屏幕记录,方便现场查看,事后回放;2)详尽的电子文档操作痕迹记录,包括访问、创建、复制、改名、删除、打印等操作,便于信息泄密事后追查;3)集中审查终端共享,防止共享泄密行为。3.3详尽的日志信息,提高了事后追查的准确率1)进行电子文档操作及屏幕记录;2)对互联网信息传递进行记录,便于信息泄密事后追查;3)审计系统用户日志。4电子文档安全系统功能及技术阐述1)禁用设备程序功能:可按某台、某组或整个网络禁止使用哪些设备,包括:存储设备、通讯设备、打印设备、新加入的设备及其它属性。
管理作用:根据风险评估,制定事前预防策略,根据策略对相应的设备进行禁止,预防文件泄密。可以灵活的开启,不影响正常使用。
2)报警规则程序功能:设置某个或某类文件的各种操作报警规则。管理作用:对泄密者添加泄密设备(如:闪存、移动硬盘等)实现及时报警,对相应的文件或某个类型文件的操作实现及时报警,为安全事件发生后进行及时管理提供帮助。
3)网络端口管理(接入保护)程序功能:通过设置禁用139和445端口,控制共享端口。管理作用:可根据需要灵活的设置外来计算机跟网内计算机的通讯方向。4)网络共享程序功能:可以及时查看和删除网络内任意计算机的网络共享文件夹。管理作用:员工往往因为工作需要设置共享文件夹,却容易被别有用心的员工或外来计算机窃取。
5)文档操作程序功能:可以详细的记录每个员工在本机及网络上操作过的文件,包括访问、创建、复制、移动、改名、删除、恢复以及文档打印等记录。
管理作用:让泄密行为的痕迹得到监控,为泄密行为的事中发现,事后追查提供了帮助,弥补了电子文档安全管理中的最薄弱环节。
6)锁定计算机程序功能:可以锁定网络内任意计算机的键盘和鼠标操作。管理作用:若发现网内计算机有非法操作,可及时控制,挽回损失。7)邮件、FTP和MSN监控程序功能:记录通过POP和SMTP协议收发的邮件正文内容及附件,如:Outlook、FoxMail等,可记录通过web方式、FTP收发的邮件、传输的文件目标去向及名称。
管理作用:实现互联网传递信息的安全管理,实现邮件备份管理,提高事后追查的便利性。
8)上网限制程序功能:通过多种策略规范员工上网行为,比如:收发邮件、浏览网页、FTP、使用其它连接。若外发数据超过一定数值,可阻断此类行为。管理作用:方便管理者对网络行为进行集中控制,避免通过互联网进行信息泄密。
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电子公文管理系统设计与实现
1引言公文是政府军队等各类部门请示汇报、命令下达等工作中的重要部分。传统的公文归档以纸质原件为主，存放在档案局等部门，当归档公文数目逐渐增多时，公文的查找就存在效率较低等缺点。尤其是当用户记不清楚公文的具体年份、标题等内容时，在纸质归档公文中进行基于内容的模糊查询几乎无法实现。另外，纸质公文的管理、维护、防腐等，也需要大量的人力物力支持。随着计算机硬件、局域网设施的普及以及用户计算机水平的不断提高，当前公文的撰写基本都是先完成电子版本，然后再打印传达。因此，将公文的电子版进行归档成为可能[1-2]。实施电子公文的归档管理[3-4]，与传统方法相结合，可以在几乎不增加额外劳动量的前提下，对公文的管理、查找、维护工作起到大大的改善效果。2系统设计《电子公文管理系统》就是在这样的背景下产生的。其目的是在不改变用户公文撰写流程的前提下，完成电子公文的归档、查询等功能。此外，对历史公文的充分借鉴，还可以提高用户公文撰写格式的规范以及公文内容风格的一致性等。系统采用标准的客户端-服务器模式（c-s模式），由oracle数据库服务器[5]对电子公文的存储、查询提供支持。客户端软件由delphi实现，包括公文模板管理、公文归档、公文撰写、临时公文管理、公文查询和系统设置六大模块，如图1所示。“公文模板管理”
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可以将常用的空白公文模板存储到数据库中，用户可以据此撰写新的公文。“公文撰写”模块可以依据公文模板或已经归档的历史公文，撰写新的公文。用户只需修改其中的内容即可，而不用再过多关心其格式等内容，提高公文撰写的效率。“临时公文管理”对新撰写的公文以及尚未定稿的公文进行管理，支持同一公文的多个不同版本，并可以将临时公文及时上传备份到服务器以防丢失，同时能够方便地从其它机器阅读修改公文。“公文归档”对于已经完成的公文，可以归档录入数据库，以方便将来查阅。系统提供单个公文归档、批量归档等多种归档方式，并能够通过“公文自动分析”功能解析出公文中的项目，如标题、关键字等，减少公文归档的工作量，提高系统可用性和效率；同时还可以将领导签字照片等附件一同录入，以提高公文归档的完整性可用性。“公文查询”模块能够对所有已归档的公文进行高效查询。除了支持灵活的按照各种项目自定义条件查询外，还支持基于内容的查询，即可以查找内容中包含指定文字的所有公文。最后，“系统设置”模块包括不同部门、不同级别用户的用户管理及权限控制功能，灵活的数据库连接参数配置功能等。3关键技术系统实现的主要难点和创新包括以下几个方面：1）公文在oracle数据库中的存取控制；2）公文内容的自动解析和批量归档；3）基于公文内容的全文检索查询；4）本地文档与数据库备份文档的比较及版本控制。3.1公文在数据库中的存取一个公文由很多元素组成，如标题、发文机关、公文种类、年份、主题词、引发说明、承办说明、正文等等[2]。在数据库中的存取有两个方案：一是将各种元素分开存储，用户预览全
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文时再按照公文格式要求合并成一个文档。该方案的好处是分开存储便于用户的查询；不足是当合成新文档是需要考虑公文的格式要求。因为公文类型繁多，因此恢复新文档的操作复杂，而且往往难以完全恢复原样。第二个方案是将整个文档采用二进制方式存储在数据库中。这样的好处是文档的恢复比较简单，但是由于各个元素没有分离，因此在公文的查询方面存在不足，需要解析文档内容并逐个分离出元素信息，效率较低，难以满足快速、灵活的查询需求。
通过分析比较，系统采用了一个折中方案：对于除正文以外的其它元素，如标题、发文机关、年份等，在数据库中分别在不同字段中分离存储，以方便用户的查询；同时又将文档本身进行存储，以便于公文的恢复。该方案以一定的存储开销为代价，较好地照顾了查询操作和公文恢复操作。因为除正文以外的其它元素内容很少，通过数据库中的日期型字段、varchar字段等即可满足要求，因此引入的额外开销非常小。实验部分证明了该方法的有效性。公文文档存放在oracle中的blob字段中，具体是通过delphi中tblobfield类的loadfromfile()和savetofile()方法实现了数据库的存入和读出。3.2公文内容的自动
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解析和批量归档为了解决在公文归档过程中手工输入各种元素信息的效率问题，系统实现了公文内容的自动解析。根据公文格式规定，通过程序对指定的公文进行自动分析，解析出各种元素的内容，然后自动填入数据库。delphi提供了两个类：twordapplication和tworddocument[3]。前者可以连接到msword应用程序中，后者可以连接到一个word文档。公文中的每一段、每一行以及每一个表格，都可以通过tworddocument对应的如paragraph、line以及table对象等获得。根据公文承办规定中对相关元素位置、格式的定义，配合识别元素的关键词信息，通过逐段逐行分析，就可以解析得到元素内容。实现了对一个公文的解析功能，再配合findfirst、findnext以及findclose等windows的api函数的递归调用，就可以查找指定路径下（包括子目录）的所有word文档，然后逐一对之进行解析并将分析结果入库，就可以实现公文批量归档的功能。公文内容自动解析及批量归档功能的实现，简化了公文归档的工作量，用户只需指定文件或者路径，系统即可自动完成剩余工作，大大提高了公文归档的效率。3.3基于内容的全文检索查询指定通过公文标题、发文机关等元素内容，查找满足条件的公文，是基本的数据库查询操作，比较容易实现。但是在公文的查找中存在一类需求，即用户只记得公文的大致内容，如公文内容中包含的几个关键词，但是关于公文更详细的内容如发文时间、发文机关名称等并不清除。在这种情况下需要对公文进行基于内容的全文检索查询。该功能的实现流程如图2所示。对数据库中的每条记录，均先将对应的word文档保存到本地，然后用delphi的tworddocument
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类打开。tworddocument类的content属性为range对象，调用其find.execute()方法可以在该范围内进行文本查找，功能与word应用程序中调用“编辑-查找”功能菜单一样，不仅可以进行基本的查找，还可以通过参数控制在查找过程中是否区别大小写、是否使用通配符等。如果匹配成功，则该方法返回true，系统为该条记录做好标记，作为查询结果中的一条进行显示。当数据库中所有的记录都处理完后，查询处理结束，所有被标记的记录均为满足条件的结果，即内容中包含指定关键词的公文。3.4文档版本控制“临时公文管理”模块主要是将正在撰写尚未正式定稿的公文存放到数据库中进行备份，同时支持同一稿件在撰写修改过程中产生的多个不同版本维护功能。文档修改前后的比较、版本控制是这一模块的主要技术点。
版本控制主要是通过获取文件最近修改时间来实现的。具体来说包括以下步骤：1）系统启动时，通过oracle中的sysdate函数取得数据库服务器的当前时间，并将客户端时间与服务器时间进行自动同步；2）临时公文上传到服务器进行备份时，获得文件的最近修改时间并保存在数据库中的updatetime字段中；3）检查本地文件与数据
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库备份文件是否一致时，再次获得本地文件的最近修改时间，通过与数据库中保存的时间进行比较完成。获取文件最近修改时间功能实现，主要是通过windows的api函数findfirstfile()获得文件属性数据，该数据的ftlastwritetime属性即为文件的最后修改时间。值得注意的是，该属性获得的是用32位表示的文件时间戳，为操作系统使用。要想转换为用户能看懂的本地系统时间，需要通过filetimetolocalfiletime()、filetimetosystemtime()以及systemtimetodatetime()函数进行转换。4测试验证为了验证依据上述分析设计的有效性，对已实现的公文管理系统进行了测试验证。4.1实验设置试验在2台pc机组成的局域网内进行。数据库服务器的基本配置为piv2.0gcpu，1g内存，120g硬盘，其上安装了oracle9i；客户端pc机配置为piii1gcpu，512m内存，80g硬盘，安装了oracle客户端和officexx软件。实验数据集为某单位xx-xx.6产生的500个实际公文文件，大小从50k到500k不等，平均大小约为200k。在其上进行了存储开销比较、查询性能、自动归档性能以及全文检索性能的实验。4.2实验结果采用三种存储方案对公文进行存储，考查随公文数增加不同方案存储开销之间的差异，如图3所示。其中方案一为所有元素均分离存储；方案二为仅存储完整的公文文件；方案三为本文采取的折中方案。可以看出，方案一所需空间最小，方案二其次，方案三所需空间最大。这是因为，方案一仅保存了必须的文本内容，而且不同元素之间相互无重叠冗余；而方案二存储的完整文件除了包含字符格式、字体等信息外，还包含doc文件必须的文件格式头等内容，
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因此所需空间较大。方案三在方案二的基础上还冗余存储了一些元素内容，因此所需空间最大。但总体看来，方案三与方案二相比，额外所需的存储空间并不是很大，约占文件大小的0.5~1%左右。三种存储方案下普通查询的效率和原文档恢复所需时间分比较别如图4、图5所示。可以看出，方案三普通查询的效率与方案一几乎没有差别，受益于oracle数据库管理系统的查询性能，在实验数据规模上返回结果的时间为毫秒级；而方案二由于需要还原文件后再进行全文检索，所需时间较长，尤其随着数据库中记录数增加所需时间也线性增加，当数据规模较大时难以满足用户需求。而在文档恢复方面，方案一需要将所有内容进行重组，并按照公文承办规定设置相关元素的格式等，所需时间为秒级，而且恢复效果较差；而方案二和方案三直接从数据库中读取完整文档并恢复，所需时间仅为毫秒级。在采用第三种存储方案实现的系统中，随归档文档数的增加，系统自动归档所需时间情况如图6所示。可以看出，系统具有较高的自动分析和批量归档功能，平均每个文档所需的分析归档时间不足1秒。因此能够较好满足归档需求。
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系统全文检索效率如图7所示。可以看出，全文检索所需时间与随公文数目增加呈线性增加，平均处理每个公文所需的时间约为200毫秒。因此，当公文数目较多时，建议先通过普通查询缩小全文检索范围，可以有效降低全文检索的响应时间。5结束语基于delphi和oracle数据库，结合msword的vba相关功能，设计并实现了一个电子公文管理系统，探讨了其总体结构及设计实现相关的关键内容，并通过大量实验验证了上述工作的有效性。该系统目前已经投入使用，运行稳定，性能良好，也在一定程度上验证了本文工作的可行性。
汪亚【摘要】随着档案数字化、信息化建设的逐步推进,档案管理系统已经广泛应用于各级各类档案部门.本文以日常工作中使用频率较高的纸介公文档案管理为例,介绍了开发的电子公文档案管理系统的设计过程和应用效果,该方案既简明,又实用.【期刊名称】《农业网络信息》【年(卷),期】2014(000)008【总页数】2页(P38-39)【关键词】电子公文;管理系统;设计与实现【作者】汪亚【作者单位】南京农业大学(宿迁)设施园艺研究院,江苏南京210095【正文语种】中文【中图分类】TP393随着经济的发展，档案的价值越来越受到人们的重视，同时由于计算机新的技术不断应用到档案管理过程中来，使管理档案的方式发生了根本性的变化，极大地方便了档案的利用和管理。一个软件的好坏取决于它的设计思想，软件的设计思想源于对整个事物的理解，理解程度的深浅决定了设计思想的形成。设计档案管理系统同样需要一个好的设计思想，需要对档案管理的本质有一个充分的了解，这样才能设计出一个好的档案管理系统。档案管理系统的应用作为档案数字化、信息化建设的重要组成部分，极大地推进了机关以及企事业单位的档案工作，使档案更好地为机
关和企事业单位提供信息服务。综上所述，档案管理系统是指各机关、团体、企业事业单位和各级各类档案部门用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的各种类型的计算机应用软件系统。公文是公务文书的简称，是党政机关、社会团体、企事业单位以及其他社会组织行使法定职权，处理日常事务时经常使用的一种工具，同时公文也是档案管理中的重要对象。随着纸质公文的数量日益增多，传统的档案管理方式已经不能满足快速高效的利用需求。实现纸质公文的数字化可以节省公文存贮空间，缓解库房压力，也可以减少因对公文原件频繁使用而造成的磨损，妥善解决重要公文的利用问题，有利于保护公文原件。根据本单位的工作特点和工作现状，决定自主开发电子公文档案管理系统，以便更好地为本单位的生产建设、科学研究、经营决策提供信息服务。2.1设计思路要对纸质公文进行全文扫描并存储为图片格式，通过WORD软件对公文图片进行封装，并由数据库关联调用进行电子化管理。经过多次调研，决定对电子公文档案管理系统的开发采用微软的“VB+ACCESS+WORD”设计模式（即：VB6作为编程开发工具平台，ACCESS作为后台数据库支撑，WORD作为纸质公文图片封装）。设计电子公文档案管理系统要紧密结合档案工作机制创新和改革实践，既要简明，又要实用，在操作风格上选择同大家所熟悉的、微软的产品靠近，在规范业务和工作流程的基础上，能够满足实际应用的需求，从而更进一步提升档案管理工作效能。2.2数据库设计微软公司推出的ACCESS是一个关系型桌面数据库管理系统，它可以用来建立中、小型的数据库应用系统，它最重要的特征就是不必编写程序，创建数据表非常简便。电子公文档案管理系统的后台数据库主要有两个表（发文、收文），笔者对数据表的结构设计如下：
发文表字段：发文登记号（主键）、主办部门、密级、题名、文号、成文日期、主题词、份数、页数、发往单位、抄送单位、保管期限、备注、wjm（发文公文WORD文档的路径名）等。收文表字段：收文登记号（主键）、来文单位、密级、题名、文号、成文日期、主题词、份数、页数、收文号、收文日期、保管期限、备注、wjm（收文公文WORD文档的路径名）等。2.3界面、功能设计电子公文档案管理系统的核心模块有发文管理和收文管理，主要功能操作及VB源码设计如下：新增功能：Data1.Recordset.AddNew修改功能：Data1.Recordset.Edit删除功能：Data1.Recordset.Delete保存功能：Data1.Recordset.Update取消功能：Data1.Recordset.CancelUpdate检索功能：采用SQL语言嵌入检索，其中fw是发文表，MyQuery变量存放检索条件表达式Data1.RecordSource="SELECT*FROMfwWHERE"&MyQueryData1.Refresh公文显示：txtwjm.Text文本框中存放着公文WORD文档的文件名，amis.wyd文件是预先设计好的电子公文WORD模板DimwdAsObjectSetwd=CreateObject("Word.Basic")wd.AppShowIfDir$(App.Path&txtwjm.Text)=""Then
wd.FileNewApp.Path&"\amis.wyd"wd.FileSaveAsApp.Path&txtwjm.TextSetwd=NothingElsewd.fileopenApp.Path&txtwjm.TextSetwd=NothingEndIf按发文、收文日期顺序对纸质公文收集并全文扫描。扫描分辨率选择300dpi，再通过图像处理软件Fireworks处理成A4纸规格JPG图片格式（宽度794像素、高度1123像素、分辨率96像素/英寸），按发文号和收文号分别创建文件夹存放公文图片，这样便于分类查找。对公文的基本信息要全面了解。发文信息主要有主办部门、标题名、文号、成文日期、主题词、密级以及发往单位、抄送单位、保管期限等；收文信息主要有来文单位、标题名、文号、成文日期、主题词、密级以及收文号、收文日期、保管期限等。对纸质公文电子化处理，将公文的信息登记在档案管理系统中，并对原文进行WORD封装。档案管理系统是档案管理历史上最具划时代意义的管理工具之一。档案管理需要良好的管理工具支持，档案部门和用户对电子档案的高效管理存在着巨大需求。随着档案数字化、信息化的进一步展开以及信息技术的逐步发展，档案管理系统必将更广泛地发挥作用，功能齐全、性能良好的档案管理系统是未来档案管理工作不可缺少的一部分。各级各类档案部门应该紧跟时代的步伐，提升自己的档案管理能力，软件开发商在开发档案管理系统的过程中也应当逐步规范和标准，使档案管理系统又好又快地为档案部门和用户服务。
【相关文献】
[1]孙越.VisualBasic数据库开发自学教程[J].北京:人民邮电出版社,2002.[2]黄明.梁旭.VisualBasic6.0信息系统设计与开发实例(第2版)[J].北京:机械工业出版社,2005.
电子文件管理系统
背景随着信息化的逐步深入,文件生成机构的电子文件的数量与日俱增,电子文件的管理需求也日益迫切,目前文件生成机构的电子文件管理主要存在以下问题：1.分散和局部的电子文件管理：目前电子文件管理的功能大多分散于各个业务系统,如办公自动化系统、网站发布系统、邮件系统等,缺乏统一的、全局的覆盖全类型的电子文件管理系统；2.不完整的电子文件管理：目前,很多机构的电子文件管理依附于档案管理系统,只涉及了归档文件的电子文件,实质上是电子版归档文件的管理,大量按照现行档案管理办法不需要未归档的电子文件大多散落在业务系统中,甚至在业务承办人员的单机中。另一方面,纳入管理的电子文件的信息也是不完整的,大多只管理文件最终版本,文件关键的过程稿及形成过程缺失；3.功能缺失：目前的电子文件管理系统仅包括电子文件的著录、检索、浏览等基本功能；无法和前端业务系统,实现电子文件的自动捕获；无法实现电子文件的综合利用,和后端的电子文件长期保存缺乏衔接,不能做到电子文件生命周期全覆盖。4.文件安全性无法保证：目前大部分单位的电子文件管理主要从数据共享角度考虑,对电子文件的真实性、完整性缺乏支持。
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党和政府高度重视电子文件管理,先后发布《电子文件管理暂行办法》、《国家电子文件管理工作规划<2011-2015年>》等文件,于20XX成立"电子文件管理部际联席会议",并组织产业界、学术界、用户等多方面专家编制了《电子文件管理通用功能要求》,规范电子文件管理系统功能要求。20XX初,电子文件管理部际联席会议正式发文启动电子文件管理第一批试点试用工作,通过试点试用,验证正在研制的标准,提出实现建设目标的技术手段和管理制度
XX电子文件管理系统是依据《电子文件管理系统通用功能需求》〔征求意见稿、《电子档案移交与管理办法》〔征求意见稿和《电子文件通用元数据规范》〔征求意见稿开发,以内容管理技术为基础,对各级政府文电、应急、文秘、人事等业务系统生成的公文、邮件、图片、音像资料等信息资源进行有效的组织、管理、处置、利用的管理系统。
主要功能XX电子文件管理系统功能主要分为四类,包括：文件浏览和检索、文件管理配置、文件管理业务、安全和系统管理。
1.文件浏览和检索：本功能面向匿名用户和普通用户,根据权限浏览和检索公文,匿名用户可以查看公开的电子文件,登录普通用户可以查看授权的电子文件。
2.文件管理配置：文件管理配置是面向机构的文件管理员,配置电子文件管理系统运行需要的业务数据,目前包括电子文件类型配
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置、电子文件分类方案、电子文件保管期限、存储配置、安全配置、工作流配置。
3.文件管理业务：本模块面向各级文件管理处理人员,直接针对电子文件进行捕获、整理、统计、鉴定处置、利用审核等操作。包括：捕获登记、电子文件整理、电子文件统计、电子文件利用处理、鉴定处置。
技术特点1.集中化管理,分布式存储；2.采用基于XML数据交换格式、基于B/S多层体系架构；3.支持多种数据捕获方式；4.支持各种数据格式和元数据标准,可以存储和管理各种类型的数据；5.支持专题库内容的组织,保证用户多样化的电子文件管理需求；6.完善的权限管理与安全机制,提供多层次颗粒度的权限控制；支持版式文件转换,实现文件的显示固化；支持文件加密、数字签名等安全措施,保证文件的安全；7.信息数字化手段完善,无缝集成多通道采集工具；8.内容检索手段丰富,提供全文检索,支持跨分类检索；9.通过规范的元数据设置和电子文件格式,实现电子文件的规范化形成和移交。
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文件管理系统设计方案
传统的管理和保存文件的方式是人工生成和保管文件(包括：生成、传阅、审批、进入受控状态等）,文件通常是保存在文件柜中的。
由于文件数量多，版本复杂，在实际使用中经常出现问题,例如:文件版本不一致、文件查找困难、文件管理处理历史记录报表工作量过大等。本方案旨在解决单位对大量工程和技术文件的管理,达到并确保工作人员手中文件版本的一致性、文件更改的可追溯性，同时以实现电子公告、电子通知、电子邮件、公文收发等功能来提高单位日常办公及管理的自动化。
一、文件管理系统的建设目标和意义
目标:➢满足企业对文件信息进行集中管理、查询的需要➢通过文件的集中管理,使企业实现资料共享，资料同步更新➢企业重要文档的使用权限设置，一方面节约了资本，另一方面自动化管理,保证了资料的保密性和安全性➢简化了员工查找和使用资料的工作步骤，使员工把时间放在其他更有价值的工作上，减少重复劳动，提高工作效率,为企业争取更多利润➢把无纸化办公和自动化办公结合起来，实现了无纸化和物理化文档管理的有机组合➢把先进的数据库技术运用于文档管理,促进企业信息化管理的进步
文件管理系统建设意义:
1、分类、管理企业文件
文件管理系统通过数据库管理，对企业纷杂的文件内容进行分门别类的管理,按照不同的介质（图片、影音、ｗord、excel、ｐpt、pdf等)进行存放管理。
文件管理系统通过权限管理,对不同的员工开放不同级别的文件库，最大程度保证企业的文件安全。
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2、共享、学习企业文件
文件管理系统通过内部网络将文件资本进行共享，让更多的人分享到企业文件资本，拓宽部门和员工的知识范围。
3、应用、增值文件资本
文件管理平台构建面向企业业务流程的文件管理系统，使得工作过程中显形知识结构化,隐形知识显形化。
通过文件的不断重复应用，实现文件增值。有效的规避了人员升迁流动所造成了关键业务领域的损失,让业务运行不辍。
４、提升企业竞争力
创造企业新竞争价值,增加企业利润,降低企业成本，提高企业效率。建立企业新文化，鼓励思想自由,培育创新精神。
通过减少反应时间来提高为客户服务的水平，通过快速向市场提供产品和服务来增加收入。
二、文件管理系统的建设要求
首先是支持的文件内容要全面，从文件管理的内容角度，至少应该包括：
•对信息的发布，比如直接发布各种内容•对文档的管理，如各类DOC、XLS、ＰPT等文件•对数据信息的管理,如各类报表等等
有利于充分利用文件：
•对链接的处理:在内容中可以互相链接，它是有效利用文件的非常重要的环节
•强有力的索引能力，特别是全文检索•对于动态数据的强有力查询能力,比如可以根据各种条件进行查询
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灵活的可配置性：
•对于文件目录、分类等的灵活配置•对于用户、权限的灵活配置•对于统计分析方法、报表格式的灵活配置
技术的先进性：
•强有力的权限控制机制•先进的报表设计模型•可靠地处理大附件的能力
三、文件管理系统的设计思路
文件管理系统首先要建立起企业文件库。文件库可以将单位所有资料分门别
类的存放，便于日后方便的查阅，不同的类别设置不同的目录,可以使成功案例、
先进经验、技术方法、各种表单、文件资料等资源在这里共享,便于大家共同学
习、使用,快速提高。可以由相关的人进行负责,由此人负责对这个目录赋予相
关人一定的权限,允许其是否可以修改还是只读,这样就能保证单位的资料不被
任何人进行修改。
文件管理，既可以按资料来源建不同的目录，也可以按部门来建不同的目录,
同一部门的人只能进自己部门的目录来查询资料,这样也可以避免各部门之间材
料的保密性。
文件管理最重要的特点就是能够通过设置权限来保护机密资料的安全性。
文件管理系统的实现手段
1.统一管理文件
集中统一管理企业的全部智力资产,建立文件之间的联系,避免由于文件
分散而导致的文件流失和管理混乱现象
2.文件查询获取
提供方便的文件查询检索工具，让您轻松获取您需要的文件
3.权限控制
提供多层次的文件访问权限控制,让您在文件的共享和文件的控制之间，
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得到最好的平衡4.文件流程管理
管理受控文档的更改审批流程
四、文件管理平台架构
采用Ｂ/S结构，无需安装客户端,轻松实现全网共享。系统主要由以下模块构成：人员信息管理、权限管理、文件分类体系、文件采集发布、文件浏览下载、文件搜索引擎、文件版本管理、文件更新管理、文档存储管理。
五、文件管理系统的功能
文件管理是对与工作有关文件的收集、组织、以及管理,通过对文件管理系统的建设，让企业内各方面的文件得到充分共享,提高工作效率。文件管理系统具有以下功能：1.文件收集
◇离线收集：可通过人工、内部网站、E-Ｍａil等多种方式从相关部门获取各种业务资料，对业务资料进行采编、整理、分类、入库;
◇在线收集：可通过系统所提供的在线文件收集模块,由相关部门、人员在线提交。
2.文件采编◇可对指定管理范围的文件进行管理，包括采编、审核、修改、添加、删除等功能;◇支持对文件的分类管理,提高文件搜索的效率;◇支持对文件内容的格式设置，包括：字体、字号、字色、样式等；◇支持添加各种类型的附件,如:音频、视频、ＷOＲD等。◇提供有效期设置，当文件过期后自动置为无效状态；◇提供关键字及新消息标识设置;◇提供各类文件的展现方式设置,包括:HTＭL、语音等；
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◇能设定各文件点的开放范围。3.文件发布
◇最新更新：按照时间顺序，罗列最近发布的文档;◇文档库新闻：发布文档库的新闻；◇与公告栏集成,采编新文件后，可直接发布公告信息,以便使用单位
及时了解相关信息;4.文件搜索
◇全文检索：按检索内容并选择目录进行全文检索,简单快速找到您需要的信息，根据匹配程度对检索结果进行排序;
◇高级检索:提供按照采编人、时间、关键字等条件组合以及查询范围进行高级检索；
◇可方便地从多个角度定义文档地图，通过文档地图，找到您需要的信息。
5.文件使用◇文档的共享和访问权限控制:提供多级别访问权限控制;◇提供多种方式进行文件的展现,如ＨTML方式及语音方式；◇新文件提醒:通过设置新文件栏目，可以详尽了解到文件内容的最新动态;◇热点栏目:自动或手动汇集热点资料的目录或链接1)自动汇集：由系统根据点击率统计生成的热点信息；2)手动汇集：由管理员确认管理的热点资料后实现;◇文件的有效性:即文件只有在审核生效后方可对其查阅，避免了文件的无效性及无关性；另外当文件的失效时间到达后自动失效;◇文件的关联性：当某个文件被展现时，系统将自动展现与该文件相关的链接,以便快速定位与该文件相关的内容；◇文件浏览:提供业务资料的浏览功能，通过多维角度关联来浏览资料；◇文件下载：用户可针对文件文章内的附件对其进行查看或下载，加强了用户对文件的自我收集功能；
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◇我的文件库：用户可把自己常用的资料分类收藏到“我的文件库”，便于查找和检索，
6.用户权限管理系统
对系统的所有用户可进行角色设置,针对管理员、角色用户等进行权限设定和管理。
7.系统备份和还原
文件管理平台创建备份机制，通过数据备份确保文件管理的安全，避免文件灾难。
数据库备份文件名采用日期时间进行保存。
还原时选择备份文件即可。
六、文件管理系统的特点
1．先进性:采用多维的文件组织架构,让文件更加合理、有序、准确、清晰的展现出来。
2.灵活性:提供多种信息展现方式,同时,提供文件的关联查询,可以快速进行关联文件的定位。
3.完备性:系统除了提供文件的收集、采编、审核以及各式的文件展现功能外,还提供文件交流功能,同时，还可与网络学习培训系统无缝集成，完善文件管理的相关功能。
４．高效性:提供强劲的搜索引擎功能，可以快速高效的定位到所需的文件。
５．开放性:采用B/S结构，无需安装客户端，轻松实现全网共享。
６．安全性：严格的采编、审核及访问权限控制。
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7.超强的扩展能力:系统的文件结构、用户角色群、文件文档格式、外挂系统等均设置的无限扩展功能,为系统的延展性提供了广阔的空间。
8.多文档介质处理:系统支持多种文件介质，从容存储并检索不同种类的文件文档,并自定义文档后缀，提供无限扩展能力。
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