《档案管理制度》6篇《档案管理制度》 档案管理规定 一、总则1、为加强对档案的收集和管理工作，有效地保护和利用档案，更好地为局各项工作服务，为社会服务.根据《中华人民共和国下面是小编为大家整理的《档案管理制度》6篇,供大家参考。
一、 总则 1、 为加强对档案的收集和管理工作， 有效地保护和利用档案， 更好地为局各项工作服务， 为社会服务. 根据《中华人民共和国档案法》和《安徽省档案管理条例》 等有关规定， 结合我中心实际， 制定本规则。
2、 本规则所称的档案是指在国土资源管理活动中形成的， 对国家和社会有保存价值的各种文字、 图表、 声像、 航空摄影等不同形式和载体的历史记录。
二、 立卷归档制度
根据《档案法》 和市档案局关于档案立卷归档的要求， 为及时、正确地做好国土资源局各类档案材料归档工作， 提高案卷质量， 特作如下规定：
（一）
档案归档范围 1． 国土资源局的文件材料
①本机关颁发的（包括联发及与其它机关联合颁发的）
各种正式文件的签发稿；
②本机关召开的各种重要会议和参加上级机关召开的重要会议及本机关领导在各种重要会议上的讲话稿；
③本机关党组会议、 办公会议记录；
④本机关各项人事材料；
⑤本机关产生的各种年报；
⑥本机关接待重要来宾重形成的文件、 声、 像等材料；
⑦永久性保存的信访案件、 违纪案件的档案材料。
2． 上级机关的文件材料
上级党、 政机关对本机关的重要指示、 批示、 批复、 通报、 通知等下发文件。
（二）
档案归档时间 1． 本机关各部门应在次年第一个月按要求把本部门上年应归的文件材料， 进行清退。
然后， 由档案人员按照文件的内容和性质， 进行整理、 分类、 立卷、 归档， 向档案室移交。
2． 机关文书档案应在第二年的三月底以前整理立卷结束， 然后归档。
（三）
立卷归档要求
本机关领导和各部门文件办理完毕， 应将具有保存价值的来文、复文， 包括领导的签发的底稿、 批示等材料（本机关发文、 联合发文各一式两份）， 以及归档范围内其它性质的归档材料， 收集齐全， 及时送交办公室归档。
外出参加会议带回的重要文件， 整理一份送档案室归档， 个人不得保存。
三、 档案库房管理制度 1、 库房必须保持清洁、 门窗坚固， 并设有防光、 防火、 防盗、 防高温、 防潮、 防尘、
防 鼠、 防虫等安全措施。
2、 库房内不准存放易燃易爆物品、 堆积其它杂物， 进入库房不准吸烟。
3、 非库房管理人员严禁入内， 禁止擅自进入库房翻阅档案资料。
4、 做好库房的温湿度记录， 及时采取措施控制和调节温湿度。
常年库房温度保持在 14-24℃之内； 相对湿度在 45%—60%之间。
5、 经常检查库房， 发现问题及时解决， 并作好记录。
四、 档案保密制度 根据国家《保密法》 的有关规定， 为维护档案、 资料的完整与安全， 特作如下规定：
1、 档案工作人员必须严格执行保密职责， 严守保密制度， 保守党和
国家机密， 并定期进行保密制度的学习， 加强对档案的保密管理。
2、 凡需查阅档案材料者， 均应严格履行登记手续， 并在阅档室内查阅。
对密件档案材料要按照规定范围阅档， 不得随意摘录、 擅自翻印，提供利用时经手人不得离开。
3、 需要复印密件档案材料， 应严格按照本机关规定的有关文件精神执行。
4、 密件档案材料的销毁， 要造具清册上报审批， 到指定地点销毁，并有两人监销。
5、 发现失密、 泄密现象， 要及时上报并采取补救措施。
五、 档案保管制度 为了进一步加强档案的保管， 确保档案材料的完整和安全， 利用现有库房保护设施有效地延长档案寿命， 特作如下规定：
1、 机关应根据保存档案资料的数量设置必要的档案专柜， 以及其它配套设施， 并明确专人负责管理。
2、 档案库房是本机关的机要部位， 非本室人员未经许可不得进入库房， 亦不得在内办公、 会客。
3、 定期检查档案， 做到卷目相符， 发现问题及时向领导汇报， 并采取有效措施。
4、 档案橱柜要摆设整齐， 柜内案卷排列合理。
库房内要做到清洁卫生， 通风良好。
温度保持在 14-24℃左右， 相对湿度在 45%-60%左右，并做好温湿度记录。
5、 库房内严禁吸烟， 严禁放易燃、 易爆及其他物品， 保持库房内走道的畅通， 定期检查消防器材， 使之保持完好状态。
6、 根据现有库房设备条件， 切实做好防火、 防盗、 防光、 防虫、 防潮、 防鼠、 防高温、 防尘等各项安全防护管理工作。
7、 离库时必须关好橱、 柜以及门、 窗， 切断电源。
六、 档案查（借）
阅制度 为了积极开展档案的利用工作， 更好地为本机关各项工作提供服务， 特作如下规定：
1、 凡查阅本机关党组会议、 办公会议记录以及其它重要档案， 须经分管领导批准， 以上材料只限于有关人员在阅档室查阅。
2、 凡涉及到个人的组织处理、 历史结论等内容的档案材料， 必须由组织出面查阅。
3、 本局机关工作人员因工作需要查阅档案， 要填写《档案查询单》，须经局办公室领导批准， 并及时提供档案利用效果情况。
外部人员查阅档案， 须经分管领导批准。
4、 查阅档案须经办公室领导批准， 并不得离开阅档室， 不得擅自将档案带出机关。
查（借）
阅档案时， 必须保持案卷的整洁、 完好。
严禁将档案文件随意拆抽、 裁贴、 填注、 勾划、 涂改、 加点、 污损。
5、 档案管理人员必须认真贯彻执行档案查（借）
阅管理制度与保管制度， 对所查（借）
阅的档案负有督促检查责任， 发现问题及时向领导汇报。
做好利用档案的记录工作。
七、 档案利用制度 1、 各部门人员原则上只能查阅本部门工作范围内的档案， 如需查阅其他部门的业务档案， 须经档案室负责人同意， 方能查阅。
2、 查阅档案， 必须讲明利用目的， 办理登记手续， 方能阅档。
3、 外单位人员查阅本局档案， 须持单位介绍信， 办理查阅手续， 方可查阅。
本机关档案一律不外借。
4、 查档者只限在阅档室内阅览。
如有特殊情况， 酌情处理。
借阅档案一般定为二周。
如不能按期归回， 必须办理续借手续。
5、 查阅有密级的档案， 需经分管领导同意后方可阅档。
6、 调阅档案者应做到：
注意保密， 保护档案， 不得转借、 不得外借，
如需摘抄、 复印， 应经办公室主任批准 （定密档案， 需分管领导批准）。档案上不得涂改、 划线、 增删和撕页， 并应保护档案的整洁。
如发现以上违规情况， 视情节轻重追究其责任。
7、 做好档案利用反馈工作， 利用者查档结束后需如实题写《档案利用效果登记表》， 交档案部门存档。
八、 档案的统计、 鉴定和移交制度 1、 档案室对档案的收进、 移出、 保管、 利用效果、 存毁和档案人员等情况进行准确统计。
2、 档案室应根据国家有关档案保管期限的规定， 结合本机关实际情况， 定期对档案进行鉴定确定档案的存毁。
3、 鉴定工作可采取定期或不定期方式， 经鉴定需要销毁的档案文件，必须逐卷逐件登记造册、 列出清单， 并写出鉴定报告， 提交鉴定小组鉴定， 由鉴定小组负责人签字后方可销毁。
4、 档案销毁要严格执行保密制度， 必须指派两人以上负责， 送至国家定点保密造纸厂实施监销， 监销人员要在销毁清册上签名。
5、 按上级有关规定， 凡属向地方档案馆移交的档案， 应严格按要求移交。
在移交时， 双方应在移交清册上签名盖章。
移交清册应当收入全宗卷和有关档案。
九、 重要事件记录（大事记）
1、 办公室负责本中心重要事件的记录与整理， 并编写大事件录。
2、 下列事项为本中心重要事件：
（1）
中心领导的调整。
（2）
中心体制及机构的变化。
（3）
中心组织实施的重大事件或重大工程。
（4）
省国土资源厅、 市局等上级部门在我中心组织召开的重要会议。
（5）
由市委、 市政府组织召开涉及本中心业务的全市性重大会议。
（6）
由本中心组织召开的全市性、 全局性重大会议。
（7）
中央、 部委、 省及我市领导到我中心视察、 调研、 检查、 座谈等重要活动。
（8）
中心重大改革事项的开展。
（9）
中心重大技术成果的认证、 颁布与推广。
（10）
涉及中心业务的法规、 规章、 规范性文件的颁布实施。
（11）
中心管理工作的重要政策、 措施方案。
（12）
与国外、 国内城市或同行的重大交流访问活动。
（13）
其他应当记录的事件。
3、 编写重大事件由办公室专人进行记录和整理。
重要事年按时间顺序专册记录， 并附事件发生时的相关资料。
重要事件在进行详细文字记录的同时， 还需要留存图片及影像资料整理归档。
十、 档案查询流程图
一、 档案管理 制度
1、各种档案按类别要求，由档案员整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。
2、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。
3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。
4、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。
5、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。
二、档案归档制度
1、归档范围的保管期限
(1)办公室办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，包括政府办文件、县委办文件、各部委办局文件、政府办常务会议纪要等文件材料及证书、牌匾等实物档案，均属归档范围。
(2)办公室档案的保管期限的种类分为永久和定期。凡对办公室有长远保存利用价值的档案列为永久，对在一定时间范围内有利用价值的档案列为长期和短期。
2、归档时间
实行年度归档制度：办公室在工作中形成的政府办文件、县委办文件、各部委办局文件、政府办常务会议纪要等文件材料一律在次年第一季度内，登记存档移交档案室。
3、归档要求
(1)归档的文件必须系统、齐全、完整。
(2)归档的文件材料必须纸质优良、字迹耐久、书写工整清晰。
三、档案安全 保密制度
1、严格遵守党和国家的有关保密制度加强管理，防止丢失、泄密。
2、查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。
3、需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。
4、外单位来查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有关领导批准后，方可调阅。
四、档案查阅借阅制度
1、外单位查阅档案时，必须持有介绍信，注明查阅人
的姓名、政治面貌及查阅内容或范围。
2、查阅党组、局长办公会议记录、纪检工作等有关案卷和绝密数字时，需经办公室主任批准；查阅一般档案资料时，档案员需进行登记，经办公室主任批准，方可查阅。
3、凡查阅档案者，一般不准将档案带出档案室，如需要借出时，必须经有关领导批准；查阅者必须按规定查阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。
4、查阅档案者要爱护案卷，不得将案卷拆毁、拆页、勾抹、圈点，严防污染档案；查阅时不得吸烟；也不得将案卷转借他人或带回家中。
5、查档抄录的材料经档案工作人员审核无误后，签字盖章，否则无效。
6、借出的案卷一般不能超过七天，如延期使用，需补办延期手续。
7、借出或还回的案卷，必须严格履行登记、注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。
五、档案人员岗位职责
1、服从办公室主任的领导，接受上级部门的指导，按时、按质、按量地完成本岗位工作任务及办公室主任交办的其他任务。
2、档案员负责做好文件的整理、分类，做好收文登记、
分发文件、领导传阅和借阅等管理工作。
3、档案员要及时、准确的把领导批阅的文件送到各科室，待科室领导批阅完毕后及时交由档案人员保管，不得随意乱放、丢弃文件。在传送文件过程中，要增强保密意识，高度负责，保证不丢失、不损坏文件。
4、督促各科室有关人员做好文件材料的形成、积累、整理、归档工作。
5、各科室兼职档案人员负责根据归档的范围和要求，制订、整理本科室各类档案材料，按规定向机要档案室移交归档，并办好交接手续，做到职责分明、手续齐全。
6、各科室兼职档案人员接受机要档案室的指导和监督，按时、按质、按量完成本岗位任务。
一、 总 则 1、 为加强对本公司 各类档案的规范管理， 确保档案保管和使用的安全， 提高利用效率， 更好地为公司经营管理服务， 为适应公司发展要求， 特修订本办法。
2、 本制度所称的档案是指公司成立以来， 在建司、 经营、 管理工作和活动中形成的， 具有备用、 备查价值的各类资质证照， 文书、公文、 公函， 合同、 图纸， 影像、 实物等不同形式的历史记录。
3、 档案工作的基本原则：
集中统一地管理公司 系统档案， 维护档案的完整与安全， 便于各项工作的利用。
4、 根据公司现阶段管理特点制定本制度， 管理范围暂不包括人事档案、 会计档案和融资类档案， 须由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的具体管理办法， 办公室具有监督和指导的责任。
二、 档案管理机构及主要职责 1、 管理模式 办公室是公司系统档案工作的主要管理部门， 公司系统档案管理采取公司总部直管模式， 即公司总部办公室和下属公司、 项目 部办公分室档案人员 的聘任、 奖惩、 职务晋升、 业务管理和考核等工作均由公司总部办公室直线管理。
2、 公司成本控制部、 销售部、 材料部、 工程部和等部门， 须设置专门的档案室或档案柜， 并设专职人员 兼职保管。
3、 办公室主要职责：
（ 1）
维护档案的完整和安全， 做好安全防范、 修复和保护工作。
（ 2）
贯彻执行《档案法》 等有关法律、 法规和方针政策， 根据公司实际经营管理现状， 制定公司系统文件材料归档和档案保管、 利用、 鉴定、 销毁、 移交等有关规章制度。
（ 3）
确定公司系统全宗编号原则， 并制定档案分类体系标准。
（ 4）
建立档案管理规范化标准， 加强档案工作规范化建设。
（ 5）
统筹负责公司系统档案收集、 整理、 保管、 鉴定、 统计和提供利用工作。
（ 6）
发挥公司总部管理监督职能， 定期对下属单位档案工作进行检查， 督促各单位严格执行档案管理制度。
（ 7）
推行公司系统档案管理系统信息化建设， 促进档案工作更加标准化和规范化。
三、 档案的归档、 立卷和移交 （ 一）
档案归档范围及归档时间（ 见附件一、 附件二）
（ 二）
归档要求 1、 归档专业技术要求：
（ 1）
归档文件原则上一律为原件， 凡有原件的文件， 不能以复印件归档。
热敏传真纸不能直接归档， 要尽量追加原件， 必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处。
（ 2）
归档的文件材料应对照归档范围完整、 准确、 系统收集，工程技术类档案应符合国家有关规定。
归档的文件材料种数、 份数及每份文件的页数均应齐全完整。
（ 3）
文件书写和载体材料应能耐久保存， 文件材料整理符合规范。
归档的电子文件， 应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
（ 4）
声像类、 实物类档案要清晰完整， 符合有关规范和标准，并按归档要求提供拍摄内容、 时间、 背景、 作者等信息。
2、 相关工作要求：
（ 1）
对于公司规定的应当立卷归档的材料， 必须按照规定， 向本公司档案室移交， 集中管理， 任何个人不得据为己、 拒绝移交。
（ 2）
原则上， 档案取得后未存档之前， 部门人员 不得先行使用，否则， 如因此项原因导致的档案遗失、 损坏等， 一律对当事人和部门负责人失职问责严肃处理。
（ 3）
如因工作需要不能及时归档， 应主动向档案室备案， 并安排专人妥善保存， 待使用完毕后立即归档。
（ 4）
必须严格按照归档时间进行归档。
如无正当理由延迟归档者， 扣罚归档经办人或部门专兼职资料员 100 元/天， 扣罚该部门负
责人 50 元/天。
（ 三）
档案立卷 1、 立卷原则：
综合档案按性质、 类别、 年限、 重要程度和文件材料的自 然形成规律， 当年立前一年的卷， 并预立当年的卷。
技术档案立竣工工程卷， 在建工程资料要整理成册。
2、 立卷时间：
综合档案室立卷时间为每年 2 月 前。
技术档案在该项目 开发报建工作完成后立即开始立卷， 该工程项目 完工后 45 天内完成组卷工作。
3、 各部门专兼职资料管理员 应注重日 常收集和整理， 按照归档范围督促部门人员 及时归档， 并做好档案预立卷工作。
（ 四）
档案移交 1、 档案对外移交 项目 部办公分室按照政府规定办理档案对外移交时， 须上报公司董事长审批。
凡政府部门批复的文件及附图， 在政府有关部门需回收时， 档案室须留存复印件备查。
2、 公司内部档案移交流程见附件三。
移交要求如下：
（ 1）
档案室接收档案时， 应根据移交目 录， 与移交人共同逐页清点， 双方在每一页都要签名 确认， 经查验无误方可办理签收手续。
（ 2）
全部移交手续办理完毕后， 移交部门和档案室负责人均签署“同意” 意见或加盖部门印章， 档案移交工作视为完成， 移交中的所有记录均须存档。
3、 对调出、 离职等人员 ， 在办理调离手续前， 必须清还档案。没有档案室签字， 人事部门不得办理调离手续。
四、 档案的利用 （ 一）
档案借阅基本程序 1、 仅在档案室查阅一般数据和信息， 办理普通登记手续即可，查阅重要密级资料， 须按借阅管理权限呈相关领导签字同意， 且必须在档案室当场查阅后归还， 不得私自 带出复印。
2、 公司本部借阅、 各公司之间互调档案， 以及部门之间档案资料借阅的具体工作流程见附件四。
（ 二）
档案借阅事项规定 1、 借阅档案必须按时归还， 并及时办理清档手续。
逾期无法归还应提前办理延期使用手续。
无故延迟归还的， 扣罚借用人 50 元/天， 扣罚相关部门负责人 30 元/天。
2、 一般情况下， 借阅档案应根据实际工作需要填写借阅时间，须尽早归还。
凡借阅档案原件， 若一次性借阅时间超过 7 个工作日 ，项目 部办公分室须上报董事长审批。
3、 借阅者必须保证原样归还所借的档案资料， 而且完整无损，不得拆散、 抽换、 圈点、 划线、 涂改或作其它任何标记。
4、 严格遵守保密制度， 妥善保管所借档案， 做到不丢失不泄密。
5、 新入职和未转正员 工， 原则上不允许借阅档案原件。
如因工作需要， 须报公司副总或项目 部办公分室副总经理级以上领导签字同意。
6、 节假日 前和工作发生变动时， 必须及时归还档案。
7、 借阅的档案， 一旦发生损坏、 丢失或失密， 应立即向档案部门报备， 按公司规定失职问责处理。
8、 外单位借阅档案， 应持盖有该单位公章的介绍信， 写明借阅内容， 经公司董事长批准， 由相关部门人员 带领方可借阅。
9、 实物档案一般不外借， 声像档案只能以复制件提供利用。
（ 三）
档案资料借阅审批权限（ 含原件和复印件）
如无董事长批示， 绝密类档案一律不得复制。
详见附件五、 附件六 （ 四）
复印件管理要求 1、 借用复印件， 档案室须加盖“再复印无效” 印章。
2、 复印件借用经办人， 须根据审批要求使用复印件， 且不允许私自 再次复印， 以免造成资料外泄。
（ 五）
档案密级确定与管理 公司档案密级分为绝密、 机密和秘密三类。
密级档案保管要求如下：
1、 未经具备相应管理权限的领导批准， 不得复制和摘抄。
2、 查阅机密档案资料， 只能在阅览室内查阅。
3、 属于公司公司秘密的文件、 资料和其它物品的制作、 收发、传递、 使用、 复制、 摘抄、 保存和销毁， 必须由专人负责执行， 采用电脑技术存取、 处理、 传递的公司秘密由各部门负责保密。
4、 须在设备完好的保险装置中保存密级档案， 且档案室内门、柜应做到随开随锁。
5、 档案室的档案材料要定期清查， 做到帐物相符。
发现失密、窃密情况， 应及时报告主管领导， 查明情况严肃处理。
6、 不准在私人交往、 通信、 网络中泄露公司秘密， 不准在公共场所谈论公司秘密， 不准通过其他方式传递公司秘密。
7、 档案属下列情况之一者， 不与开放利用：
（ 1）
涉及公司商业机密；
（ 2）
涉及公司专利或技术秘密；
（ 3）
涉及公司员 工个人隐私；
（ 4）
档案形成部门规定限制使用。
（ 六）
档案统计 档案部门应在每年年终对档案的收进、 移出、 整理、 鉴定、 保管数量和状况、 档案的利用等情况进行统计。
统计工作必须做到实事求是， 如实反映情况， 务必确保提供的数据准确， 符合客观实际， 不得虚报、 瞒报、 漏报和伪造。
五、 档案保管和鉴定 （ 一）
档案库房设置及管理规定 1、 公司 本部、 下属公司和项目 部办公分室均应设置独立的档案库房， 并保证库房安全。
档案室由专人管理， 无关人员 一律不许进入库房。
档案管理员 离开库房要随时关好门窗， 确保档案安全。
2、 档案室（ 库）
应按照“十防” 进行管理， 即防光、 防水、 防火、 防尘、 防虫、 防有害气体、 防高温、 防潮、 防霉、 防盗， 尽可能全面妥善保管好各类档案， 并定期检查、 通风。
3、 库房内严禁存放与档案无关的物品， 严禁吸烟， 严防火灾。
4、 定期对库房进行检查， 每半年进行一次全面盘查， 对库房设施、案卷数量和案卷排列、 损坏情况等做好记录， 发现问题及时采取措施。
（ 二）
档案鉴定与销毁流程 档案一经立卷、 归档， 未经鉴定， 未报公司领导批准， 任何人不得擅自 销毁。
档案鉴定工作由办公室负责组织， 与相关部门负责人组成鉴定小组。
1、 不属于归档范围的文件资料鉴定与销毁流程和已入库档案的鉴定销毁流程见附件。
2、 档案鉴定要求 （ 1）
经鉴定小组鉴定后仍无法确定其保存价值时， 应继续保存至次年再进行鉴定。
（ 2）
技术档案鉴定时， 需附工程口 技术部门的专业意见。
（ 3）
鉴定小组不能单纯地从保管期限、 年代或名 称判别其价值，要从公司利用的角度综合衡量后提出存、 毁意见。
3、 档案销毁规定 （ 1）
经批准销毁的档案， 由档案部门负责妥善安排， 不得作其它用途或当作废纸出售。
（ 2）
销毁档案须有至少两名 监销人。
监销人应认真复核所销毁档案。
销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁” 字样和销毁日 期， 监销人分别在销毁清册上签字。
（ 3）
档案室应及时做好档案整理、 检索工具调整等工作。
档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、 报告、 销毁清册等材料应立卷归档、长久保存。
六、 附则 1、 本制度为 2010 年第一次制订， 档案管理办法以本制度为准，解释权归公司办公室。
2、 本制度从下发之日 起执行。
第一章
总则
第一条
为了加强人事档案管理工作，提高档案管理水平，使档案管理工作逐步走向制度化、规范化的轨道，有效的保护和利用档案，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及中共中央组织部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》，结合公司实际，特制定本管理制度。
第二条
员工人事档案是反映员工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等方面的文字性材料。它是选贤举能，知人善任，历史地、全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。
第 三 条
员工人事档案保管的原则 1、员工人事档案由公司人力资源部统一管理； 2、员工人事档案保管范围同员工的管理权限相一致； 3、维护员工人事档案的真实、完整，确保员工档案的安全； 4、员工人事档案的保管要便于使用。
第 四 条
部门职责 1、保管员工人事档案，为公司积累人事档案史料； 2、收集、鉴别和整理员工人事档案材料； 3、办理员工人事档案的查阅、借阅和转递； 4、为有关部门提供员工基本情况； 5、做好员工档案的安全、保密和保护工作； 6、调查研究员工人事档案工作情况，制定规章制度，做好员工人事档案的业务建设和业务指导； 7、推广、应用人事档案现代化管理技术； 8、办理其它有关事项。
第 五 条
员工档案管理人员的职责 1、严格遵守保密制度，不得擅自向他人提供档案材料或泄露档案内容；
2、严禁在档案库吸烟，保护档案安全，经常打扫和保持档案室的清洁卫生；
3、不得擅自转移、分散和销毁档案材料；
4、热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，努力提高业务水平和工作能力； 5、坚持党的原则，认真贯彻执行党的政策，严格按照档案工作的各项规章制度办事。
第 六 条
员工人事档案保管工作范围 1、员工人事档案除公司高管外，机关各部门人员的人事档案由公司人力资源部集中统一管理，各单位高管及以下人员的档案由各单位人事部门统一管理； 2、员工死亡后，其档案由公司档案室保存； 3、辞职人员、被开除员工，其档案由公司档案室统一保管； 4、被判刑或劳动教养的员工在受刑事处分期间，档案由公司档案室统一保管； 5、出国不归、失踪人员的档案由档案室统一保管。
第二章
管理制度
第 七 条
员工档案管理的内容和分类 1、履历材料； 2、自传材料； 3、鉴定、考核、考察材料； 4、学历和专业技术职务评聘、职业技能鉴定材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务及技能鉴定、考绩、审批材料）； 5、政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党
籍、参加工作时间等问题的审查材料）； 6、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料； 7、奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹）； 8、处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）； 9、工资级别待遇等材料（包括录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料； 10、其它可供组织上参考的材料。
第 八 条
员工人事档案的收集 1、为了使员工档案能全面反映员工历史和现实情况，必须经常有计划地将反映员工“德、能、勤、绩”的材料收集归档，不断补充员工人事档案内容，逐步完善员工档案； 2、根据工作需要和档案中缺少材料情况，有计划地布置填写履历表、做鉴定等，并及时将这些材料补充进员工档案； 3、公司其他相关部门及各单位要建立主动送交人事档案材料归档工作制度，及时地将新形成的人事档案材料送交人事档案管理部门归档，任何组织和个人不得以任何理由积压或滞留归档材料； 4、各单位（部门）形成的应归档的员工档案材料必须内容真实、齐全、文字清楚，对象明确，手续完备。需组织审查盖章或本人签字的，待签字后归入员工档案； 5、凡归档材料统一使用 A4 规格的办公用纸，用钢笔或毛笔等耐久性书写用具填写。
第 九 条
员工人事档案材料的鉴别销毁 1、凡收集上来的材料，在归档之前必须经过档案管理员认真审查、鉴别，符合归档要求的方可归档； 2、应明确判断材料是否属于本员工的材料及应归入员工档案的内容。发现有同名异性、张冠李戴的，或不属于员工档案内容的重复多余的材料，应清理出来，对其有保存价值的给予归档；
3、鉴别时，发现档案中缺少的有关材料，要及时进行登记并收集补充； 4、未经鉴别，任何人都不得擅自销毁员工档案材料，不得私自将不属于规定的材料归档或从员工档案中撤出材料； 5、凡销毁材料应予以登记，填写“销毁材料清册”，要写全材料名称、数量和材料形成时间，并说明销毁原因，并报请人力资源部负责人审核批准，销毁材料必须是按有关规定应清除的材料和重复无用的材料； 6、销毁材料应单独集中存放，并注意保存好“销毁材料清册”以备查用； 7、 经批准销毁的材料必须注意严格保密，由档案、保卫等部门派人监销； 8、干部档案材料销毁，应在“销毁材料清册”上注明销毁日期，并由监销人签字或盖章。
第 十 条
员工人事档案的整理 1、 档案整理工作人员必须认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》和档案工作的有关规定，严格遵守安全保密制度； 2、员工档案的整理要做到：收集来的员工档案材料要认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、有条理、精炼、实用的要求； 3、对档案材料载体变质或字迹褪色褪色不清的，要进行补救，一般采用修复、打印、抄写、复印等方法。凡打印、抄写的材料，必须认真细致、核对无误，注明复制单位和日期。
第 十 一 条
档案的保管与保护 1、员工档案管理部门，要建立专用档案库房，配置铁质档案柜。库房面积每千卷需 20 至 25 平方米。库房内应设置空调、去湿、灭火等设备； 2、库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措
施应经常检查；要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度（要求：温度14℃-24℃，相对湿度 45%-65%）； 3、保管员工档案，应建立登记和统计制度。每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决； 4、移交、退还的档案材料必须登记造册，移交人、接受人均应签字以示负责； 5、员工档案要设置专门的档案阅档室和档案管理人员办公室。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开；设立阅档室以供查阅，阅档室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理，防止泄密和丢失等； 6、要不断地研究和改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案管理工作的科学化、现代化； 7、档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准； 8、严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。对违犯《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的要依法处理。
第十 二 条
档案的利用 1、查阅单位应持有单位人力资源管理部门的介绍信,在档案室领取填写《查阅员工档案审批表》，按照有关规定办理审批手续，不得凭借调查证明材料、介绍信查阅员工档案； 2、凡查阅员工档案，利用单位应派劳资人员方可查阅； 3、查阅业务经理级以上干部档案须经分管组织的领导批准方可查阅； 4、查阅单位一般不得查阅直属上级和同级以上非本系统本单位员工档案，如工作需要必须查阅，须经人力资源部批准； 5、档案一般不外借。如必须借出使用时，借档单位(部门)应写出借档报告，并由借档单位(部门)盖章、负责人签字，人事档案部门对其进行
审核、批准后方可借阅。借阅时必须将借档的时间、材料名称、份数、理由等填写清楚，并由借档人员签字。归还时，及时在外借登记上注销。借阅人不得擅自将借阅档案转借他人； 6、查档后要求出具相关证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章 ；其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人力资源部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出； 7、任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
8、查阅员工档案注意事项：查阅档案，不要吸烟、喝水，防止档案材料污染受损，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换人事档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者应视情节轻重予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理； 9、借用、查阅档案的单位和个人，不得擅自复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示人力资源部批准后方可复制。
第十 三 条
档案的转递 1、员工人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准交本人自带； 2、转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出； 3、转递档案必须按统一规定的“员工档案转递通知单”的项目详细登记，严密包封； 4、为使员工档案能够随着员工调动及时转递，应及时与调配部门建立必要的联系制度； 5、严格执行转递制度，避免产生“无头档案”。对已出现的“无头档案”，应认真查转。对确属查不到下落的，凡有保存价值的档案材料可
移交原单位保存。
第三章
附则
第十 四 条
本办法自发布之日起执行。
第十 五 条
本办法由人力资源部负责解释。
一、 编制 目的 为了确保公司档案的完整及安全，增强公司档案的实用性和有效性，便于科学管理与开发利用，特制定本管理制度。
二、 适用范围 适用于公司档案资料的管理。
三、管理职能 （一）公司办公室负责公司档案管理工作，设置专门的档案室，负责档案的收集、整理、保管、补充、开发、利用、销毁等各项工作。
（二）档案管理员负责档案室和存档资料的具体管理工作，具体职责如下：
1、接收各部门上交的存档资料，做好收件登记； 2、定期清理，主动按时收回各部门使用完毕的应存档资料，补齐缺失的档案资料； 3、对收到的档案资料按规则整理、分类、立卷，分类规范存放； 4、妥善保管档案资料，做好防损、防盗、防潮、防虫等保护工作； 5、建立档案检索索引； 6、按规定办理档案资料借阅和收回手续，并做好登记，保证档案资料安全无损； 7、做好档案室的日常清理、清洁工作，保持档案室整洁有序； 8、建立和维护电脑档案管理系统，实行数字化管理； 9、遵守保密制度。
（三）各部门管理职责 1、按本制度规定保管好本部门暂时保存的档案资料； 2、及时将本部门经办或接收的应存档资料交档案室存档； 3、妥善保管本部门借阅的档案资料，不得泄露、遗失和损坏。
四、资料 归档管理 （一）归档资料范围
1、各级政府和职能管理部门下发的各种文件、通知、会议纪要、批复、认定、政策法规信息、标准、信函、法律文书、公示信息等资料； 2、公司对各级政府和职能管理部门上报的各种申请、请示、报告、汇报、说明、申诉、申报等资料； 3、公司与其他单位互相发送的联系函、告知函、介绍信、委托书、宣传资料、单位信息、证件、证明、回复等往来资料； 4、公司内部形成的各种文件、通知、会议资料、决议、决定、意见、规划、计划、方案、报告、总结、简讯等； 5、公司制订的各类管理制度、规定、办法、作业指导书、操作规程、安全规程、责任制、责任书、经济或管理协议、标准手册等内部管理资料； 6、公司对外签订的各种合同、协议、意向书等资料； 7、公司产品立项、设计、开发、工艺技术、产品说明、包装、建设、评审、验收等项目资料； 8、公司各类设备在设计、制作、安装、调试、技术改造、使用过程中形成的图纸、记录以及使用说明书等设备资料； 9、公司各类基建工程勘探设计资料、图纸、报建资料、施工记录、验收记录等基建资料； 10、生产、经营环节中的各类报表、台账、记录、报告单等资料； 11、各类财务凭证、账薄、报表、台账、审计、统计结算、投融资、资本股权等资料； 12、人员招聘、培训、调动、任免、考核、考勤、劳动合同、薪资等人事档案； 13、公司取得的各种证书、证件、奖牌； 14、公司订阅或以其他方式获得的各类报刊、期刊、文献、图书等资料以及参加外部会议或培训取得的相关资料； 15、公司文化、产品对外宣传推广资料以及产品标签、标记、说明书等资料； 16、公司组织开展各类活动形成的相关资料；
17、记录有公司相关信息的图片、照片、光盘、磁带、电子存储设备等资料； 18、其他具有保存价值的资料。
（二）归档资料收集 1、结合公司具体情况，财务档案由财务部管理，超过十年的可转入档案室；人事档案由人事管理部门管理；生产管理类、经营管理类档案，在部门日常工作中产生的报表、台帐、记录等资料由部门管理；其他资料一律交由档案室统一管理，各部门应主动上交。
2、凡是以公司名义对外的文字或图片资料,需要盖章的，经办部门均在公司办盖章时留一份公司办存档,由公司办印章管理人员在盖章时收集。以部门名义对外发生的资料,如属于立档资料,由部门印章管理人员盖章时收集后及时交档案室；如资料还须发出后由对方完善相关手续(如签章)才能形成完整资料,则由印章管理人员在印章使用登记时说明,并于事后督促经办人完善后存档。
3、各部门形成或接收的应存档资料,由部门负责人(或各线副总)负责督促存档； 4、公司有偿取得的资料，在报账时由档案管理人员在报账单据上签“资料已存档”字样，方可报销。部门如需使用，可从档案室借出或复印。
5、公司人员外出参会带回的资料,在报销差旅费前须交档案室存档，否则不予报账。报账单上需有档案管理人员的收文签字。
6、在档案资料归档期，公司内部使用的各类应存档资料，由档案管理人员分别向各部门兼职档案人员收集应该归档的原始资料，各主管部门兼职档案人员应积极配合和支持。
（三）资料归档要求 1、归档的文件资料必须齐全、完整、准确，符合形成规律，保持文件之间的有机联系，便于查找利用。
2、归档的文件资料应为原件，因故无原件的，可用具有凭证作用的替代资料或复印件归档，文件资料归档后不得更改。
3、非纸质文件资料应与其文字说明一并归档；具有永久长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。
4、归档的文件资料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。
（四）归档时间 1、除公司订阅的报刊、杂志、图书资料和各部门日常工作中形成的报表、台账、记录等按年形成的资料外，其他应归档资料均须在取得或完整资料形成时即原件交档案室存档。
2、报表、台账、记录等按年形成的文件资料，于次年二月份整理完整交公司档案室存档或由部门代为保管。
3、报刊于次月初从各部门收回归档；杂志、图书资料于次年二月收回存档。
4、工程项目建设资料在竣工验收后三个月内归档。
（五）归档移交 1、各部门的兼职档案管理人员（部门核算员）应检查本部门归档文件资料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。重要项目的文件资料移交时应编写归档说明。
2、档案管理部门接收时应全面检查归档文件资料的质量。
3、交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。
第一条 为加强公司档案管理工作，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性、系统性，有效的保护和利用档案，更好的发挥档案的凭证与价值作用，根据《中华人民共和国档案法》及其他有关法律、法规的要求，结合公司实际，制定本制度。
第二条 本制度中的档案是指公司及其工作人员在工作、社会活动中形成的反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件、图件、影音资料。
第三条 档案是公司的宝贵财富，任何部门和个人不得将归档的文件材料据为己有。
第四条 各类档案要按照集中统一的原则进行管理，各部门要按要求对档案进行系统地整理及归档。
第五条 本制度适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
第二章 档案的范围
第五条 凡是反映公司工作活动，具有考查利用价值的文件材料均属归档范围，包括综合档案资料、业务档案资料、人事档案资料、财务档案资料等。
（一）
上级单位的资料
1.上级单位召开的需要贯彻执行的会议的主要文件资料。
2.上级单位颁发的有关公司主管业务的文件，以及需要贯彻执行的文件。
3.上级单位领导关于公司工作的重要指示、讲话、题词、照片和具有特殊保存价值的影音资料等材料。
（二）公司的资料
1.公司内部职能活动形成的重要文件资料。包括但不限
- 2 -于正式文件的签发稿、印发稿，会谈纪要，合同文本等。
2.公司制定的工作条例、章程、制度等材料。
3.公司财产、物资等交换的凭证、清册。
4.公司的大事记、年鉴，反映公司重要活动时间的简报、影音资料，荣誉证书，有纪念意义或凭证价值的实物等资料。
5.公司及出资企业日常生产、经营、管理活动中形成的专业技术等方面的资料。
6.公司员工的履历、鉴定（考核）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等人事资料。
7.公司及出资企业的财务报表、账簿、凭证等财务资料。
（三）下级单位的资料
1.下级单位报送的重要文件资料。
2.具有特殊保存价值的影音资料、实物资料等。
第三章 各部门职责
第六条 行政事务部门职责：
（一）负责公司级收发文、会议纪要、工作条例、章程、制度等材料以及行政事务本部门档案的集中管理。
（二）建立健全公司档案管理制度，指导执行情况。
（三）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管部门的档案和其他资料。
（四）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通。
第七条 其他各部门职责：
（一）各部门需指派专人负责整理归档本部门的档案，并负责在工作变动时，做好或协助移交工作。
（二）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档。
（三）财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料。
第八条 各部门负责人：
（一）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。
（二）负责对档案管理监督检查和审批。
第四章 工作程序
- 3 -
第九条 档案资料的收集：
（一）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。
（二）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理。
1.归档范围：
电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。
文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。
文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。
2.档案借阅：
（1）借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅登记表》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准。
（2）档案外借一般只借复印件，需借原件者须经负责人批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏, 应立即报告直接上级。
（3）借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续。
（4）借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。
3.档案销毁：
（1）对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写销毁申请，编制销毁目录，报部门负责人，经批准后方可销毁。
（2）执行销毁任务时，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门负责人的批准手续文件，一并存档永久保存。
第五章 档案归档细则
- 4 -第十条 档案归档内容：
（一）公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文。
（二）公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件。
（三）本公司与其他单位来往的文书及权益文书等。
（四）公司领导的批示、指示。
（五）重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
（六）反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等。
（七）公司的各种工作计划、计划考核、总结、报告、统计报表及简报。
（八）本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料。
（九）本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料。
（十）本公司发布的各类广告、宣传材料。
（十一）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
（十二）外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料。
（十三）财务档案资料。
（十四）各种实物档案。
（十五）其他具有利用和保存价值的文件资料。
第十一条 档案资料的归档要求：
（一）归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复，复印本和正式稿和附件等必须齐全。
（二）一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部
- 5 -门保管。
（三）声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
（四）子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
（五）各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。
（六）下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：
1.公司规定的密级文件。
2.重要文件，如政府批文、核准文件、证照等。
3.合同、协议书等正本及过程资料。
4.公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料。
5.其他认为需要即时归档的资料。
第十二条 档案的保管
（一）档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
（二）档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
（三）档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
（四）建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。
附件：《文件（合同）管理记录目录》
《文件档案移交目录》
《部门内部档案移交清单表》
《档案借阅登记表》
《档案分类编号表》
《受控文件清单表》
《档案目录》
档 案 交 接 登 记 表
移交时间
移交单位/部门
序号 题目 文号 形成日期 页数 保管期限 编制单位 备
注
移 交 目 录 记录编号:
日期：
序号 文件（合同）编号 标题名称 页数 原/复 备注
移交部门
移交人
日期
收件部门
日期
注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。
部门内部档案移交清单表 记录编号:
日期：
移交 性质 □离职
□调岗
□归档 档案所属 年
度
档案 类别 保管期限 数量 永久 长期 短期
合
计
移交说明
移交人：
接收意见
接收人：
移交人（部门）
经办人：
移交日期：
年
月
日 接收人（部门）
经办人：
接收日期：
年
月
日 见证人：
日期：
年
月
日 注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。
档
案
借
阅
登
记
表
借阅日期 借阅部门（人员）
批准人 借阅档案名称及档案编号 密级 页数 归还日期 归还情况 收档人 备注
相关热词搜索： 《档案管理制度》 管理制度 档案版权所有:顶伦文库网 2019-2025 未经授权禁止复制或建立镜像[顶伦文库网]所有资源完全免费共享
Powered by 顶伦文库网 © All Rights Reserved.。备案号：豫ICP备19021658号-1